Conform Anexei 3 din OMFP nr. 2634/2015 privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) - (4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, factura este un document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice.
Entitatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a facturilor. Astfel, fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, ce trebuie sa fie secventia l(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
In ceea ce priveste operatiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu exista obligatia intocmirii facturii, inregistrarea acestora in contabilitate se efectueaza pe baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar- contabile sau bancare care atesta acele operatiuni, cum ar fi: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc.
In anul 2021, prin OUG nr. 120, s-au pus bazele introducerii in Romania a unui sistem
national privind factura electronica cunoscut sub numele de Sistemul RO e-Factura, prin
care se asigura transmiterea facturilor de la emitent catre destinatar prin mijloace
electronice.
De atunci, cadrul legislativ a evoluat, implementarea fiind etapizata. In momentul de
fata exista obligativitatea utilizarii Sistemului RO e-Factura in relatia comerciala dintre
doi operatori economici stabiliti in Romania (B2B), iar incepand cu 1 ianuarie 2025 va
exista si in relatia dintre un operator economic si o persoana fizica (B2C).
Factura electronica este in format XML si se transmite de catre emitent in Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, adica intr-o platforma speciala dezvoltata si gestionata de Ministerul Finantelor.
Incepand cu 1 iulie 2024, potrivit art. 319 alin. 1^1 din Codul fiscal, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania, sunt considerate facturi numai facturile de tip XML care indeplinesc conditiile prevazute de OUG nr. 120/2021
Emitentul nu are obligatia semnarii facturii electronice. Validarea si semnarea facturii se fac numai de catre Ministerul Finantelor prin aplicarea unei semnaturi de tip sigiliu electronic si acestea nu echivaleaza cu confirmarea realitatii sau a legalitatii tranzactiilor cuprinse in factura.
Emitentul facturii electronice este obligat sa o transmita in Sistemul RO e-Factura. Pe de alta parte, destinatarul va receptiona factura tot in Sistem. Accesul in Sistem, atat pentru emitenti cat si pentru destinatari, se face numai prin intermediul unei semnaturi electronice (certificat digital) fie direct pe site-ul ANAF, fie prin interconectarea unei aplicatii dedicate (cum este si SmartBill) cu Sistemul RO e- Factura (tip API - Application Programming Interface).
Daca factura a fost emisa dar nu a fost transmisa in Sistem / are erori de validare, atunci se poate modifica/anula si apoi transmite in Sistem.
Daca factura a fost emisa si transmisa in Sistem (semnata de MFP) atunci:
Pentru acest tip de facturi nu exista reguli speciale de arhivare, ceea ce inseamna ca se aplica regulile generale stabilite prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, adica se pastreaza timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui al incheierii exercitiului financiar in care au fost întocmite, iar facturile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora. Avand in vedere formatul specific tip XML, arhivarea va fi facuta in format electronic.
Conditiile de exercitare a dreptului de deducere sunt reglementate de art. 299-300 din Codul fiscal si printre acestea se afla si conditia de a detine o factura. Incepand cu 1 iulie 2024, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania, autoritatile romane considera facturi numai facturile electronice tip XML care indeplinesc conditiile prevazute de OUG nr. 120/2021, ceea ce inseamna ca in lipsa facturii electronice dreptul de deducere va fi refuzat.
