Ce e important de stiut
cand alegi programul de facturare?

Nu toate integrarile sunt la fel.

1
Standardul transmis de autoritati este respectat intocmai:
  • Este conform legii continutul minimal al unei facturi, cum ar fi: capitalul social, datele de identificare a furnizorilor/clientilor, denumirea bunurilor/serviciilor, unitatea de masura etc.
  • Regimul TVA este determinat in mod precis si detaliat (operatiuni taxabile pe fiecare cota in parte, scutite cu drept de deducere - SDD, scutite fara drept de deducere - SFDD, neimpozabile etc.)
  • Structura .XML o respecta pe cea impusa de legislatia RO e-Factura in vigoare
Nerespectarea standardului RO e-Factura conduce la nevalidarea facturilor de catre ANAF, ceea ce echivaleaza cu netransmiterea acestora in Sistemul RO e-Factura.
2
Autorizarea SPV se face cu certificatul digital calificat al antreprenorului sau al contabilului firmei.
Inrolarea certificatului digital la ANAF trebuie urmata de autorizarea programului de facturare in SPV, pentru a transmite facturile in Sistemul RO e-Factura. In SmartBill, autorizarea este un proces foarte simplu, iar dupa 90 de zile se reia in mod automat.
3
Gestionarea datelor furnizorilor si clientilor:
SmartBill preia automat datele de identificare ale partenerilor comerciali (denumire, adresa completa, statut TVA etc.), fara a fi necesara completarea acestora manuala in aplicatie.
Dupa preluare, SmartBill se asigura ca aceste date respecta toate cerintele RO e-Factura (de exemplu: sectorul pentru firmele din Bucuresti, localitatea si judetul).
4
SmartBill te ajuta sa respecti regulile e-Factura si sa fii eficient:
  • verifica continutul .XML-ului si atentioneaza cu privire la eventualele erori inainte de a fi transmis catre ANAF, eliminand astfel riscul de nevalidare a facturilor
  • permite transmiterea in masa a facturilor emise, utilizatorul avand posibilitatea de a selecta facturile de transmis
  • automatizeaza transmiterea facturilor catre ANAF (utilizatorul poate seta, de exemplu, ca facturile sa fie transmise in ziua emiterii si SmartBill le va trimite automat)
  • permite descarcarea facturilor .XML primite in SPV de la furnizori
  • converteste in .PDF atat facturile electronice trimise, cat si pe cele primite
  • permite verificarea simpla si rapida a statusului facturilor emise
5
Trebuie specificate unitatile de masura si sunt impuse anumite codari:
In SmartBill se poate face o mapare intre unitatile de masura folosite intern si cele care ajung in e-Factura.
6
Pentru completarea corecta a fisierului XML, trebuie sa fie indicate corect cotele de TVA aplicate, mai ales in cazul celor cu 0%, unde trebuie mentionate anumite justificari (SDD, SFDD, taxare inversa, TVA inclus, export).
SmartBill permite gestionarea corecta a fiecarei cote de TVA, adaugarea de cote noi de TVA si configurarea lor corecta pentru e-Factura.

Ce este
e-Factura?

La fel ca in alte tari din Uniunea Europeana, Romania a implementat un sistem national de facturare electronica, respectand norme europene.

Cine foloseste
e-Factura?

Toti operatorii economici (indiferent de forma juridica - SRL, PFA etc). Incepand cu 1 ianuarie 2025, sistemul national de facturare electronica RO e-Factura devine obligatoriu si pentru tranzactiile realizate in relatia B2C, adica Business-to- Consumer.
ce este e-Factura
Afla tot ce trebuie sa stii despre e-Factura
Cum functioneaza in SmartBill?
1
Conectezi contul SmartBill la Spatiul Privat Virtual (SPV)
2
Daca vinzi produse cu risc fiscal ridicat, iti configurezi in nomenclator codurile NC si CPV
3
Emiti factura folosind SmartBill
4
Printr-un buton transmiti simplu documentul catre SPV
✓
Preluarea din SPV a facturilor emise catre firma ta se face simplu si rapid, cu un singur click.
Mai multe despre e-Factura si integrarea ei cu SmartBill
Incepe Acum Gratuit
Acces gratuit 30 de zile
Ce implicatii sunt pentru firme?
La SmartBill, ne asiguram ca utilizatorii nostri isi transmit fara erori, rapid si usor facturile la ANAF. Procesul pe care il implica utilizarea e-Factura este simplificat la maxim, oferindu-le astfel antreprenorilor timpul necesar pentru dezvoltarea afacerilor pe care le gestioneaza.

Avem o experienta de peste 17 ani in domeniul automatizarilor financiar-contabile.
Lasa-ne sa te ajutam!

Vezi cum functioneaza

Autorizarea SmartBill in SPV
si trimiterea facturii

Autorizarea SmartBill in SPV
de catre contabili

Gestionarea produselor
cu risc fiscal ridicat

2024

SmartBill e-Factura
Blog post

7 motive pentru a folosi e-Factura
cu SmartBill
SmartBill e-Factura
Blog post

Codurile NC, CPV, EORI, CAEN, COR – ce reprezinta fiecare?
SmartBill e-Factura
Modulul e-Transport

Afla cum sa transmiti notificarile e-Transport prin SmartBill

Ce spun clientii nostri despre trimiterea facturilor in e-Factura?


“e-Factura e incredibil de USOR de folosit.
Trimiti facturile in SPV usor si rapid.
Dureaza o secunda maxim.”
Catrinel Panita - appletour.ro

“Foarte usor de folosit, eficient si practic. Cu SmartBill, trimiterea e-Facturilor in SPV se face printr-un singur click. Usurinta in utilizare este unul dintre cele mai importante aspecte.”
Valentin Mihai - www.ingento.ro
“Dupa cea mai tare experienta cu un produs, chiar m-as bucura sa intalnesc cel mai pretentios consumator care a facut posibila experienta model pentru mine de acum. Felicitari, chiar nota 10 are produsul! Wow, ce journey!”
Carmen Marina - TECH IT UP
Intrebari frecvente
Ce firme au obligatia de a trimite facturi prin e-Factura?
Toti operatorii economici (indiferent de forma juridica - SRL, PFA etc). Incepand cu 1 ianuarie 2025, sistemul national de facturare electronica RO e-Factura devine obligatoriu si pentru tranzactiile realizate in relatia B2C, adica Business-to- Consumer.
Facturile pentru servicii trebuie sa fie transmise in SPV?
Da.
Ce inseamna abrevierile B2G, B2B, B2C?
Conventile in comunicare se refera la:
B2B = Business to Business
B2C = Business to Consumer
B2G = Business to Goverment (Institutii publice)
La ce sanctiuni se expun firmele care au obligatia de a folosi e-Factura, dar nu o fac?
Sanctiunile sunt cuprinse intre 1.000 si 10.000 lei in functie de marimea firmei.
Daca SPV este facut pe semnatura electronica a contabilului expert cu care colaborez ca imputernicit in baza procurii date de administrator, cine transmite facturile catre ANAF?
Trimiterea facturii este responsabilitatea emitentului. In cazul in care contabilul este cel care detine certificatul digital cu semnatura electronica, acesta trebuie sa va ajute doar in faza initiala, cu autentificarea contului SmartBill in SPV. Dupa 90 de zile reautorizarea se face automat. In tot acest timp, se pot trimite facturi catre e-Factura printr-un simplu click, de catre utilizatorul contului.
Daca un contabil are mai multe firme pe certificatul digital cu semnatura electronica, cum transmite facturi? Cel ce factureaza nu are acces in SPV.
Pentru a putea trimite e-Factura in SPV este nevoie de autentificarea contului SmartBill al firmei in SPV. Nu va conta cine va trimite factura, atata timp cat aceasta actiunea se face de pe acel cont (si furnizorul inregistrat pe document este firma respectiva). In momentul in care contabilul face autentificarea el trebuie sa selecteze din lista de certificate de pe token pe cel al firmei pentru care a primit link-ul. Daca, din toate firmele detinute si certificatele digitale aferente, alege pe cel care nu corespunde firmei, autentificarea nu se realizeaza.
Doar firmele platitoare de TVA sunt obligate sa transmita facturile catre ANAF?
Legislatia vorbeste de operatori economici, nu de platitori de TVA. Pe cale de consecinta, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Cat dureaza sa ajunga facturile la ANAF, odata ce sunt trimise din SmartBill?
Deocamdata, legea nu prevede un termen anume pentru incarcarea facturii in e-Factura.
Ce este e-Transport si cine are obligatia declararii?
Este o notificare care trebuie transmisa catre SPV atunci cand se transporta bunuri cu risc fiscal pe teritoriul Romaniei. Transportul se poate pune in miscare doar dupa ce ANAF valideaza notificarea si atribuie transportului un cod UIT. Afla mai multe despre e-Transport in SmartBill.
Care este lista produselor cu risc fiscal ridicat?
De la 1 iulie 2022 furnizorii considerati de ANAF avand risc fiscal ridicat sunt obligati sa transmita facturile emise in e-Factura. Categoriile vizate sunt: legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile, bauturi alcoolice, constructii noi, produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris), imbracaminte si incaltaminte.
Care este rolul contabilului in transmiterea de facturi prin e-Factura?
Contabilii sunt implicati doar daca clientul nu are token-ul cu certificatul fiscal digital. In acest caz, contabilul autentifica firma in SPV si asta dureaza 1 minut (o data la 90 de zile). Practic responsabilitatea transmiterii facturii in sistemul e-Factura este a antreprenorului.
In cat timp trebuie sa trimit facturile mele catre ANAF?
In termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii.
E obligatoriu sa fii inregistrat in SPV ca sa poti primi documentele?
Inscrierea in SPV este obligatorie doar la emiterea facturilor, nu si la primirea acestora.
Cum transmit facturile daca nu am acces in SPV si doar contabilul are semnatura electronica?
Aveti nevoie de ajutorul contabilului, cel care are semnatura electronica, doar in prima faza pentru autentificare. Valabilitatea autentificarii este de 90 de zile si, in tot acest timp, se pot trimite facturi catre e-Factura fara sa fie nevoie de nimic altceva decat de apasarea unui buton. Trimiterea o poate face oricine are acces pe acel cont.
Unde gasesc codurile NC si CPV aferente produselor pe care le vand si unde gasesc nomenclatorul?
Pentru moment in SmartBill avem implementat un selector in care se regasesc toate codurile produselor cu risc fiscal in fereastra Modifica articol. Asadar, daca doriti sa adaugati aceste coduri pe fiecare produs in parte, accesati Nomenclatoare > Produse si alegeti actiunea de modificare articol. In fereastra care se deschide exista sectiunea Cod NC cod CPV si din campurile respective puteti selecta codurile. Pentru liste complete cu aceste coduri puteti cauta pe internet sursele oficiale. Gasiti in Manualul SmartBill linkuri catre listele de acest fel.
Sunt client SmartBill insa nu vand produse cu risc fiscal ridicat, dar emit factura B2G. Este necesar sa apas in SmartBill butonul de "Vand produse cu risc fiscal"?
Nu. In acest moment, codurile CPV (cele care sunt solicitate atunci cand este implicata o relatie B2G) nu trebuie asociate decat produselor cu risc fiscal. Daca nu vindeti acest tip de produse, nu este nevoie sa alegeti aceasta optiune. Cu toate acestea, aveti obligatia de a transmite facturile emise in relatia B2G catre e-Factura.
Dupa ce incarcam factura in sistemul e-Factura, mai transmitem factura in format fizic beneficiarului?
Este necesar sa transmiteti factura in format fizic doar daca clientul este o persoana fizica. In caz contrar nu exista aceasta obligatie - persoanele juridice vor prelua e-Facturile din SPV.
Ce se intampla cu facturile emise gresit sau stornate?
Se urmeaza procedura legala, aceeasi ca si pana acum.
Afla mai multe despre e-Factura cu SmartBill, aici!
Incepe Acum Gratuit
Acces gratuit 30 de zile