1
din 100
Ce inseamna gestiunea clientilor?
Gestionarea clientilor este o activitate destul de costisitoare si presupune:
Daca entitatea nu incaseaza la timp facturile emise clientilor, aceasta poate intra in probleme grave de cash-flow. Spre deosebire de furnizori, gestionarea relatiei cu clientii este mai delicata, presupunand comunicari mai dese, trimiterea de documente, emiterea de notificari etc. Fiind o activitate destul de costisitoare si cu impact potential asupra cashflow-ului, este important ca aceasta sa fie bine realizata. Astfel, este esential sa stii in orice moment ce sume ai de incasat, de la cine, ce intarzieri ai la incasare, ce clienti trebuie notificati astfel incat sa eviti intarzierile etc.
Cu siguranta nu ai putea sa faci aceste lucruri fara o aplicatie de gestiune.
Programul de gestiune SmartBill ofera:
- gestionarea online a facturilor emise, inclusiv expedierea acestui format catre clienti
- comunicarea lor catre clienti, in varianta electronica (prin e-mail)
- atentionari asupra facturilor scadente; p grafice ale facturilor emise si incasarilor
Din aplicatie se pot trimite automat clientilor documentele emise si notificari, cu posibilitatea de a personaliza mesajul in functie de dorinta utilizatorului. Se pot seta si trimite pana la 3 notificari, in functie de optiunea utilizatorului.
Atunci cand doresti sa pastrezi controlul datelor din gestiunea ta este bine sa utilizezi un sistem intern de control. In cadrul sistemului intern de control se inscriu si drepturile utilizatorilor privind introducerea datelor. Unii utilizatori ai aplicatiei pot sa introduca date, altii sa le vizualizeze doar.
In SmartBill se poate face acest lucru din meniul Utilizatori. Pentru fiecare operator se pot seta drepturi de:
- Administrator
- Vizualizare documente
- Emitere documente
- Editare documente
De asemenea mai pot fi setate drepturi cu privire la:
- Limitarea accesului pe anumite gestiuni
- Limitarea posibilitatii de editare a documentelor din trecut
- Control al accesului pe fiecare tip de document
- Acces la nomenclatoare
Pentru stocurile care nu au aceeasi natura si aceeasi utilizare se pot utiliza metode diferite de evaluare.
De exemplu, se poate utiliza ca metoda de evaluare a stocurilor la intrare, metoda costului standard pentru o anumita categorie de stocuri (materii prime, materiale auxiliare, materiale pentru ambalat) si metoda costului de achizitie pentru o alta categorie de stocuri (materiale consumabile, piese de schimb, ambalaje);
Important!
Metodele de evaluare a stocurilor trebuie prezentate in politicile contabile ale societatii si aprobate de catre conducatorul acesteia.
Termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Ca exceptie, documentele prevazute mai jos se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:
Practic toate documentele cu privire la stocuri se pot arhiva pe 5 ani, cu 2 exceptii care trebuie arhivate pe 10 ani:
Legislatia prevede ca metoda aleasa trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare ale stocurilor de la un exercitiu financiar la altul.
Daca, in situatii exceptionale, administratorii decid sa modifice metoda pentru un anumit element de stocuri, in notele explicative trebuie sa se prezinte urmatoarele informatii:
In plus, modificarea politicilor contabile este permisa doar daca este ceruta de lege sau are ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile entitatii. Asadar, trebuie analizat daca metoda de evidenta genereaza informatii mai relevante sau mai credibile cu privire la situatia entitatii. Daca se intampla acest lucru, este posibila schimbarea metodei, insa trebuie mentionat acest lucru in notele explicative la situatiile financiare.
Incepand cu 1 ianuarie 2016, de cand se aplica prevederile OMFP 2634/2015, raportul de gestiune nu mai apare mentionat in textul de lege.
Ordinul anterior care a fost abrogat (O 3512/2008) prevedea utilizarea acestui raport in contextul utilizarii metodei global-valorice alaturi de Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Acest ordin vechi mai prevedea ca raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare.
In cazul gestiunilor situate in aceeasi locatie se utilizeaza bonul de transfer. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se utilizeaza avizul de insotire a marfii.
Chiar daca nu cunosteai acest aspect procedural, la utilizarea optiunii de transfer intre gestiuni dispersate teritorial, in SmartBill esti avertizat cu privire la aceste lucruri. De asemenea, in SmartBill bonul de transfer se utilizeaza doar pentru transferuri intre gestiuni de tip cantitativ-valorice.
Cand se folosesc locatii diferite sau cand in transfer intra cel putin o gestiune de tip globalvalorica, nu se mai intocmeste bon de transfer, ci se face transfer pe baza de Aviz cu NIR. Motivul este unul simplu dar mai putin evident: necesitatea de a avea doua tipuri de preturi pentru evaluarea stocului.
De exemplu: se transfera materii prime dintr-o gestiune global-valorica la cost de 50 lei/buc catre o gestiune de tip magazin in care bunurile sunt evaluate la pretul cu amanuntul de 85 lei/ buc. Asadar, solutia propusa de aplicatie pentru a inregistra corect iesirea la 50 lei si intrarea la 85 lei, este de a genera automat un Aviz din gestiunea din care se trimit bunurile si un NIR in gestiunea in care se primesc bunurile. Si ca sa pastreze toate informatiile legate si simplu de inteles se genereaza si un Proces verbal de transfer care cuprinde toate informatiile.
Baza legala este O.G. 99/2000 privind comercializarea produselor si a serviciilor de piata, republicata, care prevede interzicerea exercitarii de activitati de comert cu ridicata si comert cu amanuntul in aceeasi structura de vanzare/suprafata de vanzare.
Potrivit acestei ordonante:
Nu constituie suprafete de vanzare cele destinate depozitarii si pastrarii marfurilor, productiei, birourilor si anexelor. Trebuie astfel sa existe doua spatii diferite. Exercitarea de activitati de comert cu ridicata si comert cu amanuntul in aceeasi structura de vanzare, respectiv suprafata de vanzare se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 10.000 lei si cu interzicerea uneia dintre cele doua activitati (in cazul persoanelor juridice limitele minime si maxime ale amenzilor se dubleaza).
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Gestiunea se poate defini, in cel mai simplu mod, ca fiind organizarea interna a activitatii entitatii.
In timp ce contabilitatea financiara este destinata in principal obtinerii de raportari catre organisme externe - de exemplu ANAF (in vederea impozitarii companiei), actionarilor, bursei, bancilor etc), gestiunea este destinata in principal sprijinirii si furnizarii de informatii catre interiorul organizatiei si in special catre managementul companiei in vederea fundamentarii deciziilor de business.
Gestiunea ofera informatii mult mai detaliate decat poate oferi contabilitatea, cum ar fi:
Toate acestea sunt informatii esentiale pentru cei care conduc o afacere, indiferent de marimea ei.
In cadrul gestiunii, un loc important il ocupa gestiunea stocurilor, prin care se intelege organizarea activitatilor cu stocuri la nivelul entitatii. Mai concret:
Documentul de baza este fisa de magazie.
Potrivit OMFP 2634/2015, controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.
Fisele de magazie sunt utile evidentei cantitative, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate controlului operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, preluarii in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si calculului valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
Reglementarile legale (Ordinul 1826 /2003 si legea contabilitatii) prevad ca este obligatorie contabilitatea de gestiune pentru urmatoarele tipuri de entitati:
Actele normative care reglementeaza aceasta latura a contabilitatii sunt:
Potrivit Legii nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice, nu se precizeaza o limita cu privire la numarul de gestiuni pe care le poate conduce un gestionar. Asadar, in cadrul unei entitati se pot aloca unui gestionar mai multe gestiuni.
De exemplu, in SmartBill Gestiune, in etapa de definire a gestiunilor, se poate atribui fiecarei gestiuni un gestionar.
Daca nu este numit un gestionar, activele vor trebui date in folosinta salariatilor ori administratorilor entitatii.
Punctul 2 alin. 4 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii (O 2861/2009) prevede ca ”toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii”.
In cazul institutiilor publice gestionarul trebuie sa depuna o garantie gestionara. In cazul entitatilor private nu exista aceasta obligatie.
Potrivit articolului 1 din Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice cu modificarile ulterioare, gestionarul este un angajat al unei persoane juridice prevazute la art. 176 din Codul penal care are ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosinta sau detinerea, chiar temporara, a acesteia. Art. 176 din Codul penal defineste autoritatile publice, institutiile publice sau alte persoane juridice care administreaza sau exploateaza bunurile proprietate publica. Asadar, prevederile legii sunt incidente gestionarilor entitatilor publice. Articolul 10 al Legii 22/1969 prevede obligatia gestionarului unei astfel de entitati de a depune o garantie in numerar.
Contabilitatea de gestiune te ajuta sa obtii informatii cu privire la:
Aplicatia SmartBill iti pune la dispozitie toate informatiile legate de gestiunea stocurilor, gestiunea clientilor si furnizorilor, a trezoreriei precum si a cheltuielilor efectuate.
Poti urmari elemente precum evolutia cifrei de afaceri, ciclicitatea business-ului tau, stocul de produse la un moment dat, produsele fara miscare, invechite, produsele cel mai bine vandute, facturile neincasate etc.
Legislatia in domeniu prevede ca obligatia de a organiza contabilitatea de gestiune apartine administratorului persoanei juridice. Aceasta nu inseamna ca administratorul trebuie sa tina el gestiunea si sa inregistreze tranzactiile. El este responsabil doar de organizare. Cum se poate realiza acest lucru in cel mai simplu mod?
Iata doua solutii:
In special daca lucreaza cu stocuri, gestiunea este aproape imposibil de organizat fara o aplicatie de gestiune. Aceasta trebuie insa aleasa cu grija pentru a raspunde tuturor necesitatilor. Excelul nu este o optiune.
SmartBill este o aplicatie extrem de utila si online prin care poti accesa sistemul de gestiune de oriunde te afli, atata timp cat esti conectat la internet. Poti astfel intra pe aplicatie de pe laptop sau de pe mobil, de la birou sau din vacanta, in timpul unei intalniri de afaceri, in mijlocul unei sedinte sau de acasa.
O entitate poate organiza gestiunile dupa una dintre metodele descrise mai jos:
Cea mai simpla si mai flexibila metoda este cea cantitativ-valorica: ideala pentru orice tip de gestiune, usor de realizat cu un soft de evidenta a stocurilor, aceasta nu presupune calcule suplimentare de preturi de vanzare si adaosuri ca in cazul metodei global-valorice. Permite un control mai bun al stocurilor.
Aplicatia SmartBill iti da posibilitatea de a alege una dintre cele doua metode de gestiune, in etapa de creare a unei gestiuni. Poti seta oricate gestiuni doresti, potrivit structurii afacerii tale, fiecare functionand dupa regulile ei. Fiecare metoda are regulile ei specifice, de aceea este bine sa fie stabilite corect de la inceput tipurile corespunzatoare.
O entitate poate tine contabilitatea analitica a stocurilor utilizand fie metoda cantitativ valorica, fie cea global-valorica.
Metoda global-valorica nu este obligatorie pentru magazine – este doar o alternativa la metoda cantitativ-valorica.
Gestiunea furnizorilor are un impact deosebit in organizarea oricarei firme.
Gestiunea furnizorilor consta in:
In special in cazul firmelor care au achizitii frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite, este important un bun control al furnizorilor.
Totodata, in astfel de firme, gestionarea furnizorilor este o activitate destul de costisitoare ca timp si ca volum de documente: necesita de regula o persoana angajata care sa le intocmeasca, sa pregateasca receptiile, sa gestioneze situatiile atipice, cum ar fi retururile sau corectiile. In plus, daca facturile nu sunt platite corect si la timp, firma ar putea rata discounturi semnificative.
In SmartBill gestiunea furnizorilor se realizeaza in doua etape:
- introducerea datelor
- obtinerea rapoartelor
In ceea ce priveste rapoartele disponibile, acestea sunt situatii ale facturilor de la furnizori – se pot selecta facturile pe furnizori, moneda, statusul platii, perioada etc.
O factura recurenta este o factura care va fi emisa unui client, periodic, la intervale de timp prestabilite.
Facturile recurente sunt emise de regula in baza unui contract in care sunt stipulate valoarea, data de facturare si conditiile de facturare. Factura recurenta poate fi emisa, de exemplu, pentru chirii, servicii pe baza de abonament etc., iar valoarea acestora nu se modifica de la o factura la alta.
In SmartBill exista posibilitatea emiterii de facturi recurente foarte simplu si intuitiv. In functie de frecventa setata, se va proceda automat la inregistrarea facturilor recurente.
Retururile reprezinta restituirea produselor cumparate de catre clienti, din diferite motive: produse defectuoase, produse care nu corespund asteptarilor clientilor sau chiar fara niciun motiv.
Stornarile sunt corectii ale unor inregistrari precedente. Pot fi facturi de storno, stornari de note contabile etc. Stornarea poate fi aferenta unui retur, insa are o arie mult mai larga de cuprindere. Cele doua notiuni adesea au acelasi inteles in practica si pot fi privite atat din perspectiva de cumparator, cat si de vanzator.
In SmartBill exista posibilitatea efectuarii atat a retururilor – optiune disponibila in cadrul meniului Achizitii, cat si a stornarilor – optiune disponibila in cadrul meniului Vanzari.
Anularea facturilor se poate realiza atata timp cat nu au fost expediate catre clienti. O factura anulata nu genereaza inregistrari contabile.
Stornarea facturilor presupune intocmirea unei facturi identica cu cea care se storneaza, dar cu toate valorile pe minus. Se introduc in contabilitate atat factura storno, cat si cea originala.
SmartBill ofera utilizatorilor atat posibilitatea de anulare, cat si cea de stornare a facturii emise catre clienti. In cazul unei facturi anulate, seria si numarul acesteia raman blocate si urmatoarea factura emisa va avea numarul urmator.
Scadenta facturilor se stabileste conform intelegerii contractuale dintre parti.
In aplicatia SmartBill este simplu sa iti alegi scadenta pentru facturile emise. In configurare se poate seta o scadenta fixa pentru toate facturile (de exemplu 30 de zile) sau se poate seta manual pentru fiecare factura. Daca setezi manual scadenta la emitere, se poate deschide calendarul si alege data scadentei.
Entitatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:
Cu SmartBill stabilirea seriilor se poate face in doua moduri:
- in etapa de configurare a aplicatiei, din meniul Configurare > Serii documente
- pe masura ce documentele sunt introduse chiar din fereastra de introducere a documentelor
De exemplu, la emiterea primei chitante se va deschide o fereastra de dialog care solicita introducerea unei serii.
Potrivit Codului fiscal (Legea 227/2015) art. 319, factura trebuie sa contina, in mod obligatoriu:
Pe de alta parte, in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, factura trebuie sa includa mentiunea „taxare inversa” sau, in cazul in care vanzatorul este platitor de TVA la incasare, factura va trebui sa contina textual „TVA la incasare”.
De regula, atunci cand utilizezi o aplicatie de facturare va trebui sa iti configurezi cotele de taxa pe care le vei aplica si regimul de impozitare.
In SmartBill in meniul Configurari > cote TVA se pot seta optiunile de TVA care sa apara pe factura.
De foarte multe ori se intampla ca pretul produselor sau serviciilor in cadrul contractelor comerciale sa fie exprimat in valuta, insa potrivit reglementarilor financiar-bancare, plata poate fi efectuata numai in lei.
Cursul de schimb utilizat este cel mentionat in contractele comerciale. Poate fi de exemplu: cursul BNR din ziua curenta, din ziua precedenta, un curs BNR plus un anumit procent etc. Cursul BNR se publica la ora 13.
Cum poti gestiona aceasta situatie astfel incat sa nu pierzi timpul cautand cursul de schimb si covertind sumele in lei?
SmartBill vine cu o rezolvare practica usoara. Mai intai se configureaza modul de lucru cu preturi cu moneda de referinta in valuta, dupa care se stabileste cursul de schimb dorit, curs care se va prelua de pe internet. Apoi se emite factura selectand:
- Moneda de facturare: leu
- Valuta de referinta : valuta in care este exprimat pretul
Este o solutie rapida si eleganta pentru a gestiona facturile in lei pentru produse exprimate in valuta.
Iata cateva prevederi legale pe care este bine sa le cunosti:
Este recomandat ca fiecare entitate sa dispuna de un manual de proceduri de gestionare a documentelor contabile.
Circuitul documentelor financiar-contabile si numarul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, aprobate de administratorul entitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii entitatii respective.
Facturile de vanzari pot fi sub unul din regimurile speciale:
In cazul in care sunt incidente prevederile art 311 sau 312, anumite mentiuni trebuie efectuate pe factura. Trebuie sa cunosti aceste aspecte fiscale chiar daca nu esti specialist in domeniu? Nu, desigur ca nu, va trebui sa ceri ajutorul contabilului tau pentru a stabili ce si cum trebuie sa mentionezi pe factura.
SmartBill permite efectuarea mentiunilor automat prin bifarea casetei corespunzatoare din Configurare > Preferinte personale.
Indiferent ca este vorba de o factura de servicii sau de produse, in momentul in care aceasta se emite, trebuie sa indeplineasca toate conditiile stabilite de Codul Fiscal la art.319.
In cadrul serviciilor prestate conform contractelor comerciale este important sa fie mentionat si contractul, iar in cazul in care contravaloarea serviciilor se exprima intr-o valuta, se va trece si suma in valuta si cursul de schimb utilizat.
Cel mai utilizat document si care este necesar aproape in fiecare societate este nota de receptie si constatare de diferente.
Nota de receptie este un document justificativ, fara regim special care serveste la:
Acest document se intocmeste de catre gestionarul care receptioneaza marfa sau de catre comisia de receptie, dupa caz.
Prescurtarea NIR vine de la Nota de intrare receptie marfa si constatare diferente.
Acest document se intocmeste la sosirea marfurilor de la furnizor si la intrarea acestora in gestiunea unitatii. Se completeaza in baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii.
Cand este obligatorie o NIR?
Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
Asadar, cu toate ca nu este obligatorie intocmirea notei pentru orice factura, aceasta este recomandata, fiind un document de mare ajutor in contabilitate, mai ales cand apar si elemente suplimentare: cheltuieli de trasport, produse cu cote de TVA diferite etc.
In SmartBill poti genera usor NIR pentru marfurile din gestiunea firmei din meniul Vanzari si Achizitii > Receptie de la furnizor(NIR)
Factura proforma contine aceleasi elemente ca o factura fiscala, insa nu este un document justificativ, respectiv nu se inregistreaza in contabilitate. Este documentul ce evidentiaza intentia de tranzactionare, respectiv cea a vanzatorului de a livra si cea a cumparatorului de a achizitiona marfuri sau servicii.
Avizul este un document utilizat de regula ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, ce sta la baza intocmirii facturii. Un aviz genereaza note contabile si efecte asupra gestiunii (descarcare de stoc).
Avizul este un:
Se intocmeste de catre entitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale entitatii. In conditiile in care datele valorice (pretul unitar si valoarea) nu se inscriu in document, aceste date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitatii, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul de insotire a marfii va purta mentiunea „Fara factura”.
Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”. In alte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
In SmartBill, la emiterea primului aviz se va introduce seria, daca aceasta nu a fost definita anterior. Apoi vei fi notificat ca dupa emiterea avizului vei putea factura direct din raportul de avize, nefiind necesara reintroducerea datelor pentru factura.
Nu exista o limita impusa prin legislatie (O 2634/2015) cu privire la numarul de serii care poate fi utilizat pentru documente, insa este obligatoriu sa existe cel putin una. Numarul de serii trebuie sa fie rezonabil insa, astfel incat entitatea sa le poata urmari corespunzator.
Persoanele care aplica TVA la incasare sunt obligate sa completeze pe facturile emise mentiunea „TVA la incasare” pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii cu TVA din Romania.
In aplicatia de gestiune SmartBill poti seta din Configurari faptul ca esti entitate care aplica sistemul de TVA la incasare iar facturile vor avea in continut acest text.
Avand in vedere faptul ca stampilarea si semnarea facturilor nu mai este obligatorie, entitatile au posibilitatea de a transmite clientilor facturile si pe e-mail, fiind modalitatea cea mai comoda. Alte alternative mai putin comode de trimitere a facturilor ar putea fi: prin posta, curier sau transmiterea personala a facturii.
Cu ajutorul aplicatiei de facturare si gestiune SmartBill, poti trimite foarte usor si rapid un e-mail pe adresa clientului in care sa atasati factura acestuia.
Din 2016 documentele pot fi arhivate atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.
Potrivit reglementarile incluse in Ordinul MFP nr.2634/2015, documentele se pot pastra pe suporturi tehnice in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice.
Totusi, exista si o conditie: ca ele sa poate fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control. Totodata, legislatia aflata in vigoare stabileste ca documentele financiar-contabile pot fi pastrate, in baza unor contracte de prestari servicii, si de catre operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
In SmartBill, documentele emise pot fi vizualizate, listate, exportate oricand dupa emitere, din Documente emise.
Acestea pot fi salvate imediat dupa emitere, la sfarsitul zilei, lunar sau de cate ori este nevoie conform politicii companiei.
Factura proforma nu este un document justificativ prevazut in legislatia fiscala sau contabila. In practica, exista societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans pentru clientii carora le vand bunuri/servicii. Asadar, factura proforma nu are implicatii contabile.
O proforma arata exact ca si o factura. In SmartBill la fel ca factura, modelul de proforma, culorile si designul pot fi modificate, astfel incat sa se adapteze imaginii companiei tale.
Cei ce sunt raspunzatori de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa numeasca printr-o decizie scrisa persoana care sa aiba atributii in ceea ce priveste alocarea de serii si numere documentelor financiar-contabile.
Alocarea seriilor in SmartBill se poate face din etapa de introducere a documentelor sau din etapa de configurare a aplicatiei.
Din punct de vedere fiscal, codul fiscal prevede la art. 319 alin. (20) elementele obligatorii ale facturii.
Nu le vom enumera pe toate, vom prezenta doar cerinta pentru a identifica beneficiarul:
Asadar, persoanele fizice nu intra la obligativitate conform punctului f).
In Codul de procedura fiscala se prevede la art 82 ca: „Codul de identificare fiscala este:
Avand in vedere cele doua articole de mai sus, pentru facturille emise catre persoanele fizice, nu trebuie trecut in mod obligatoriu CNP-ul.
Potrivit prevederilor Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.
Cu toate acestea, unele entitati procedeaza prin politicile proprii la semnarea si stampilarea acestora in mod optional.
Aplicatia SmartBill permite in mod optional inserarea unor campuri dedicate pentru semnatura si stampila.
Informatiile cu privire la facturare se regasesc in articolul 319 din Codul fiscal (legea 227/2015).
Iata mai jos ce trebuie sa cuprinda factura in mod obligatoriu:
In SmartBill se pot seta in etapa de configurare:
- elementele obligatorii:
- denumire/nume;
- adresa, judet, localitate
- CUI
- numar de identificare in Registrul Comertului
- capital social
- platitor/neplatitor de TVA / la incasare
- elemente optionale privind emitentul:
- telefon, fax
- adresa de e-mail
- adresa web
- sigla firmei
- stampila si semnatura
Informatiile de baza care trebuie trecute intr-o nota de receptie si constatare de diferente sunt:
Potrivit OMFP 2634/2015, bonul de consum serveste ca:
In SmartBill poti genera bonul de consum din meniul Tranzactii pe stoc > Consum. Pentru primul bon se solicita definirea unei serii si a unui numar.
Da, se poate emite factura cu discount 100% - valoare zero.
Primirea unor bunuri cu valoare zero sau cu discount de 100% se incadreaza in categoria reducerilor care acopera in totalitate contravaloarea bunurilor achizitionate.
Reducerile comerciale acordate de furnizor si inscrise pe factura de achizitie ajusteaza in sensul reducerii costul de achizitie a bunurilor. Atunci cand achizitia de produse si primirea reducerii comerciale sunt tratate impreuna, reducerile comerciale primite ulterior facturarii ajusteaza, de asemenea, costul de achizitie a bunurilor.
Costul de achizitie a bunurilor cuprinde, pe langa pretul de cumparare si cheltuielile de transport si manipulare, alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective. Cheltuielile de transport sunt incluse in costul de achizitie si atunci cand functia de aprovizionare este externalizata.
Aplicatia de gestiune SmartBill permite evidentierea cheltuielilor cu transportul.
Cum se repartizeaza transportul in valoarea fiecarui produs?
Iata un exemplu de rezolvare practica de la SmartBill: Presupunem ca se achizitioneaza 100 markere tip X la un pret de 20 lei si transport 100 lei. Se introduce nota de receptie cu 2 linii:
- prima linie pentru 100 de bucati din produsul marker tip X
- a doua linie pentru serviciul transport
Aplicatia emite automat o notificare de repartizare atunci cand pe o receptie se introduce o linie de tip serviciu.
Repartizarea se poate face in trei feluri:
Presupunem ca repartizam cantitativ. Ca urmare a repartizarii, nota de receptie va reflecta costul de achizitie plus transportul care revine fiecarui produs. Asa cum se repartizeaza transportul, se poate repartiza orice cheltuiala direct atribuibila achizitiei.
Pentru a calcula costul bunurilor iesite din gestiune, se pot utiliza trei metode posibile:
Acestea sunt singurele metode legale de a determina costul bunurilor fungibile iesite din gestiune. Nu vei putea alege un produs anume cu costul de achizitie pe care il consideri cel mai potrivit calculelor tale, ci va trebui sa utilizezi costul propus de metoda aleasa. Mai mult, o data stabilita metoda, aceasta trebuie aplicata in mod consecvent. Nu se poate aplica astazi FIFO si in alta zi LIFO sau CMP.
In aplicatia SmartBill se poate utiliza metoda primul intrat-primul iesit (FIFO), deoarece este cel mai des utilizata.
Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al primei intrari.
Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului urmator, in ordine cronologica.
Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al ultimei intrari (lot).
Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau costul de productie al lotului anterior, in ordine cronologica.
Presupune calcularea costului fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse sau cumparate in timpul perioadei.
Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie. Perioada de calcul nu trebuie sa depaseasca durata medie de stocare. Exemplu de calcul CMP după fiecare intrare:
Cand esti contabil la o societate comerciala si ti se cere parerea cu privire la metoda de descarcare de gestiune, pentru a putea corect prioritiza, poti sa ai in vedere urmatoarele elemente:
In functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite:
Costul Standard presupune stabilirea la nivelul firmei a unui cost care ramane nemodificat in decursul unei anumite perioade (de exemplu o luna), determinat in ipoteza unei activitati normale.
De exemplu, in cursul lunii octombrie, toate intrarile in gestiune din materia prima X se reflecta la costul standard de 5 lei/buc. Toate tranzactiile din cursul perioadei se inregistreaza la acest cost. Nivelul sau trebuie revizuit periodic si modificat in functie de contextul economic. La finalul perioadei se stabilesc diferentele de pret dintre costul de achizitie/productie si costul standard, diferente care se inregistreaza si ele in contabilitate. De exemplu, daca in cursul lunii pretul furnizorului creste la 6 lei/buc., diferenta de 1 leu/buc. va fi inregistrata ca diferenta de pret.
Repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient de repartizare. In ce priveste metoda pretului cu amanuntul aceasta este foarte des intalnita in comertul cu amanuntul. Utilitatea este maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la care marjele sunt similare.
In ce consta metoda?
Pretul de vanzare cu amanuntul = cost de achizitie + adaos comercial+ TVA. Astfel, pentru un produs care are cost de achizitie 100 lei si adaos 30%, TVA 19%, pretul se determina astfel:
Cost de achizitie = 100 lei
Adaos comercial = 100 lei * 30% = 30 lei
TVA = (cost de achizitie + adaos comercial) * 19 % = 24.7 lei
Pretul de vanzare = 100 lei + 30 lei + 24.7 lei = 154.7 lei
Pentru a ajunge la pretul final, fiecare comerciant isi adauga un adaos comercial la costul de achizitie pentru a ajunge la pretul final cu care isi vinde bunurile. Marimea sa relativa, respectiv rata adaosului comercial, se stabileste fie in mod liber, fara nicio restrictie, fie pe baza unor reglementari. Potrivit ratiunii sale economice, adaosul comercial trebuie sa asigure atat acoperirea cheltuielilor de functionare efectuate de comerciant, cat si obtinerea unui anumit profit.
La stabilirea adaosului trebuie sa se tina cont de mai multe aspecte:
In aplicatia SmartBill poti seta listele finale de preturi de vanzare in Nomenclatoare > Lista de preturi.
Adaosul comercial nu reprezinta si discountul maxim pe care il poti acorda. Acest lucru este bine de stiut dinainte, pentru a evita situatiile de vanzare in pierdere. Iata un exemplu: Pentru simplificare, nu luam în considerare TVA. Pretul de achizitie este 100 lei. Adaosul practicat este 25%. Pretul de vanzare este prin urmare 125 lei. Presupunem ca la vânzare se acorda un discount de 20%, ceea ce inseamna 25 de lei. Valoarea vanzarii este prin urmare 125 lei – 25 lei = 100 lei Profitul din vanzare in aceasta situatie este nul. Asadar, trebuie actionat cu prudenta pentru a evita situatiile de vanzare fara profit, sau chiar pe pierdere.
Potrivit ordinului nr. 1826/2003, pentru a determina costurile unitare astfel incat bunurile, lucrarile, serviciile sa poata fi evaluate si recunoscute in contabilitatea financiara, iar preturile de vanzare sa poata fi stabilite si verificate, precum si pentru analiza costurilor si a eficientei activitatii, in contabilitatea de gestiune cheltuielile se clasifica in:
Aplicatia SmartBill iti pune la dispozitie o lista cu posibile cheltuieli pe care o societate le poate inregistra. De exemplu: utilitati (energie electrica, gaz, apa, etc); servicii (contabilitate, consultanta, servicii online, transport etc); auto (combustibil, intretinere etc). In felul acesta poti sa ai o evidenta si a elementelor de cost indirecte, nu doar a cheltuielilor legate de stocuri.
In categoria reducerilor comerciale se includ: rabatul, remiza si risturnul.
Rabatul reprezinta reducerea practicata, in mod exceptional, asupra pretului de vanzare convenit anterior intre furnizor si client, tinandu-se cont de unele defecte de calitate sau de neconformitate a bunurilor comercializate, fata de clauzele prevazute in contract.
Remiza este o reducere practicata in mod exceptional asupra pretului curent de vanzare, tinandu-se cont de volumul vanzarilor sau de importanta cumparatorului in clientela vanzatorului. Remiza corespunde in general unui procent aplicat asupra pretului brut, procent prevazut in oferta de preturi a intreprinderii sau care rezulta din negocierea intre cei doi parteneri contractuali.
Risturnul reprezinta o reducere de pret calculata asupra ansamblului operatiilor efectuate de acelasi cumparator pe o perioada determinata.
In SmartBill poti emite facturi de vanzare care sa contina astfel de discounturi comerciale sub diferite forme: discount per produs sau per intreaga suma de pe factura.
In SmartBill exista mai multe situatii in care poti aplica discount la o factura de vanzare. Pentru a emite o factura cu discount in SmartBill, se selecteaza Vanzari si achizitii > Vanzari > Factura, dupa care se introduc produsele sau serviciile care se vor vinde. Pentru a activa un discount, sunt disponibile cele doua optiuni de discount marcate in imaginea de mai jos.
De ce sunt doua optiuni?
Cazul 1
Discount la nivel de linie: se intalneste in situatia in care dorim sa acordam discount doar pentru un anumit produs din lista de produse facturate.
Cazul 2
Alegand a doua optiune, se aplica discountul la toate produsele facturate, intr-o singura suma, la finalul facturii.
Cum trateaza aplicatia SmartBill cazul mixt, in care dupa ce discountul a fost aplicat pentru una dintre linii, se aplica si optiunea de discount la nivel de factura?
In acest caz, discountul nu se va mai aplica la linia care are deja discount (cu alte cuvinte nu se aplica discount la discount), doar la restul liniilor facturii. Aceasta este o solutie corecta si care asigura mare flexibilitate atunci cand suntem pusi in situatiile complexe din activitatea de zi cu zi.
In aplicatia SmartBill gasim doua cazuri practice:
- Discount acordat sub forma de procent: de exemplu 10% din tot ce s-a facturat
- Discount acordat sub forma de suma fixa, caz in care trebuie sa stabilim care este TVA din aceasta suma
Tine de optiunea fiecaruia sa stabileasca modul in care prefera sa acorde discounturi.
Documentul care se utilizeaza la schimbarea de pret in comertul cu amanuntul este procesul verbal de schimbare de pret. Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei.
Presupunem ca am stabilit pretul de vanzare pentru un produs in SmartBill pe care ulterior vrem sa il modificam: din aceasta fereastra se acceseaza butonul modificare care conduce la deschiderea unei noi ferestre care solicita introducerea noului pret. In aceasta fereastra se poate introduce:
Dupa salvare se genereaza automat procesul verbal de schimbare de pret.
Nota: Se mai poate face acest lucru si direct din vanzari: aplicatia te va notifica atunci cand schimbi pretul si daca decizi sa continui va genera procesul verbal de modificare de pret. Acest lucru este valabil pentru gestiunea global-valorica.
Prin vanzare in pierdere se intelege orice vanzare la un pret egal sau inferior costului de achizitie.
Este interzis oricarui comerciant sa ofere sau sa vanda produse in pierdere, cu exceptia situatiilor prevazute mai jos:
Baza legala: art. 17 din OG 99/2000
*** In categoria vanzarilor accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida intra:
Costurile variabile sunt acele costuri care evolueaza proportional cu volumul productiei.
Costurile fixe sunt acele costuri care raman neschimbate pe o anumita perioada de timp, indiferent de nivelul productiei.
O delimitare corecta a costurilor in costuri fixe sau variabile este utila in efectuarea de previziuni si implicit la luarea de decizii la nivel de management.
Exemplu: in productia de aparate radio, compania X achizitioneaza difuzoare, costul unui difuzor fiind de 10 euro pe bucata. Acesta este un cost variabil pentru X , fiindca este direct corelat cu volumul productiei. Daca productia este de 1.000 de bucati, atunci va achizitiona 1.000 difuzoare, iar daca volumul productiei se dubleaza si cheltuiala cu acestea se va dubla. Unul dintre costurile variabile cele mai reprezentative este salariul muncitorilor direct productivi. Acesta variaza in general direct proportional cu volumul productiei.
Presupunem ca X detine un spatiu inchiriat pentru hala de asamblare. Indiferent de nivelul productiei acest cost ramane constant. Cu cat volumul productiei creste, costul fix care revine pe unitatea de produs scade.
In timp ce costurile variabile au o flexibilitate ridicata in sensul ca se adapteaza foarte usor nivelului productiei (resursele se achizitioneaza pe masura necesitatilor), costurile fixe nu se adapteaza atat de usor pentru a reflecta nivelul necesarului de resurse.
Diferentierea intre fix si variabil se face pentru fiecare entitate in parte fiindca un tip de cost ce pentru o anumita entitate poate fi variabil, pentru alta poate avea caracter fix.
In plus, acelasi cost poate avea atat o componenta fixa cat si una variabila. Exemplul clasic este cel al achizitionarii unui abonament de telefonie, unde tariful pana la un anumit nivel este fix, dupa care creste proportional cu volumul convorbirilor.
Exista mai multe strategii de stabilire a pretului unui produs al unei companii. Alegerea facuta depinde foarte mult de contextul in care opereaza firma.
Iata cateva sfaturi utile mai jos:
Potrivit OMFP 1802 din 2014, costul de achizitie al bunurilor cuprinde:
Relatia de calcul a costului de achizitie este urmatoarea:
Cost de achizitie = Pret de cumparare + Taxe nerecuperabile + Cheltuieli de transport si manipulare + Alte cheltuieli direct atribuibile achizitiei
Daca furnizorul acorda discounturi la achizitie, acestea ii vor diminua costul.
Potrivit OMFP 1802 din 2014, la data intrarii in entitate, bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileste astfel:
In functie de modul de intrare in entitate, se utilizeaza una din modalitatile de mai sus.
Dimensionarea corecta a stocurilor este necesara datorita consecintelor acestora asupra:
Nivelul optim al stocului este acela care tine seama de conditiile reale de aprovizionare, tehnologice, de productie si comercializare, de reducere a capitalurilor blocate si a costurilor si este orientat spre accelerarea vitezei de rotatie, spre cresterea eficientei economice. Controlul stocurilor reprezinta echilibrarea nevoii de a mentine un anumit nivel al stocurilor versus costurile asociate acelor stocuri.
Responsabilii cu gestiunea stocurilor lucreaza de regula sub presiunea departamentelor de vanzari pentru a mentine un nivel cat mai ridicat al acestora, pentru a se asigura ca se pot onora cat mai repede comenzile clientilor. In acelasi timp, departamentele financiare creeaza presiune in vederea minimizarii nivelului stocurilor, astfel incat sa nu existe foarte mult numerar imobilizat in astfel de active.
In urma inventarierii patrimoniului pot rezulta plusuri sau minusuri de inventar, fiecare cu consecintele lor.
In prima etapa se poate incerca compensarea lor.
Conform Ordinului 2861/09.10.2009, compensarea intre plusurile si minusurile constatate la inventar poate avea loc daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorata vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.
Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.
Cu SmartBill acest lucru se poate realiza prin optiunea „Ajustare stoc”, mentionand ca este vorba de compensare la inventar in campul dedicat mentiunilor.
In a doua etapa se inregistreaza plusurile si minusurile in gestiune.
In SmartBill poti inregistra plusurile si minusurile de inventar accesand Tranzactii pe stoc > Inventar. Aici se adauga produsele inventariate (cate unul sau toate odata prin butonul „Adauga produsele”). Apoi, se completeaza cantitatea faptica: aceasta poate fi egala cu scripticul, mai mare (rezultand astfel plus de inventar) sau mai mica (minus de inventar). In urma salvarii se genereaza lista de inventar: Este suficient sa introduci cantitatile faptice si aplicatia va genera si valoarea in lei a diferentelor de inventar.
Lista poate fi predata contabilului care va putea efectua inregistrarile contabile direct pe baza ei, fara a fi necesare punctaje si verificari suplimentare.
In a treia etapa se analizeaza consecintele fiscale:
Baza legala a ajustarii: La punctul 78, alin. (6) din Normele metodologice de aplicare a art. 304 din Codul fiscal se precizeaza : “(6) In baza art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal, persoana impozabila realizeaza o ajustare pozitiva sau, dupa caz, trebuie sa efectueze o ajustare negativa a taxei deductibile in situatii precum: a) bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat cele prevazute la art. 304 alin. (2) din Codul fiscal.
In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei.
Incepand cu 1 ianuarie 2016, prin intrarea in vigoare a O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, registrul stocurilor nu mai figureaza in randul acestora.
Vechea reglementare (O 3512/2008) prevedea existenta Registrului stocurilor ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate. Se intocmea de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de inregistrare. Desi nu mai exista in legislatie ca document, este totusi un raport util pentru efectuarea verificarilor, reprezentand practic o centralizare a fiselor de magazie.
In SmartBill, acest raport poarte denumirea Stoc la zi. Se exporta in Excel si se poate prelucra in functie de necesitati.
Aplicatia SmartBill nu permite utilizatorilor sa intocmeasca facturi si sa descarce din gestiune un numar mai mare de produse decat cele existente in stoc la momentul de referinta, atata timp cat este bifata optiunea. Utilizatorul primeste un mesaj de avertizare - prin bifare se poate proceda la continuarea facturii. Aceasta optiune este utila atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu nota de intrare-receptie, dar vrei sa vinzi rapid produsele. Notele de intrare-receptie se pot procesa ulterior, astfel, se pot fluidiza fluxurile de gestiune, iar activitatea poate continua fara intrerupere.
Documentele reglementate de lege pentru gestiunea stocurilor (Ordinul 2634/2015) sunt:
Documentele de iesire din stoc sunt:
Potrivit OMFP 2861/2009, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea patrimoniului cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
Aplicatia SmartBill permite utilizatorilor efectuarea operatiunii de inventariere a stocurilor din meniul Tranzactii pe stoc > Inventar.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor gasite fizic, prin numarare (sau alta metoda) si inscrise in listele de inventariere, cu cele furnizate din contabilitate.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.
Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii.
Pe de alta parte, rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal.
Conform Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura:
Aceasta inseamna detaliat, inventarierea:
Optiunea de a folosi cod de produs este foarte utila daca:
Optiunea de a nu folosi cod de produs este foarte utila daca:
In SmartBill acest lucru se poate stabili din meniul Configurari > Preferinte generale.
Codul de bare este o reprezentare de date codificata, destinata a fi citita pe cale optica.
Codurile de bare sunt folosite in multe domenii, mai ales in cele industriale.
Iata cateva avantaje rezultate in urma folosirii codurilor de bare:
Pentru o inventariere cat mai rapida si corect intocmita este bine sa folosesti aplicatii special concepute pentru gestionarea stocurilor.
SmartBill este o aplicatie care permite lucrul cu coduri de produs si coduri de bare, ceea ce usureaza munca fizica a echipei de inventariere. Membrii comisiei pot sa se deplaseze in teritoriu cu un cititor de coduri de bare conectat la laptop sau telefon si astfel pot sa culeaga informatia rapid.
Rezultatele inventarierii pot fi introduse pe masura constatarii lor si in masura timpului disponibil al operatorului. Daca acesta intrerupe introducerea datelor pentru diverse motive, va putea relua ulterior introducerea de unde a ramas, fara a se teme ca va pierde datele introduse. Aceasta optiune faciliteaza si inventarierile ciclice, pentru anumite produse, in anumite locatii.
La inventarierea stocurilor pot aparea foarte multe erori care au consecinte importante asupra situatiilor financiare.
Erorile la inventarierea stocurilor denatureaza atat profitul, cat si activele entitatii.
Cateva dintre astfel de erori pot fi:
O solutie foarte buna pentru eliminarea acestor erori este numararea ciclica (cycle counting). Astfel, prin numararea periodica, prin rotatie, a cate unui tip de produs, se pot identifica si corecta din timp potentialele erori.
Potrivit reglementarilor contabile, contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.
In conditiile utilizarii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric. Este prima solutie la care s-ar putea gandi oricine.
In conditiile utilizarii inventarului intermitent, nu se poate cunoaste stocul la un moment dat, decat la final de luna/perioada, cand se efectueaza inventarierea. Modul de lucru este urmatorul:
De multe ori se considera ca inventarierea trebuie facuta fix la finalul anului, cu data de referinta 31 decembrie. Insa nu este obligatoriu.
O entitate (de regula cu o activitate complexa) poate efectua inventarierea inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.
Data de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin decizie scrisa a conducerii unitatii.
O entitate poate face oricate inventare doreste in cursul anului, insa o data pe an este obligatoriu. Poate face inventare partiale, ciclice sau pe anumite produse unde stocul este important sa fie foarte exact.
Un indicator foarte important al gestiunii este viteza de rotatie a stocurilor care arata eficienta cu care sunt utilizate stocurile entitatii. Aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat de-a lungul exercitiului financiar.
Cu cat viteza de rotatie este mai mare, cu atat volumul de stocuri necesar pentru obtinerea unei anumite productii este mai mic sau productia obtinuta intr-o anumita perioada de timp cu acelasi volum de stocuri este mai mare.
Se poate calcula in doua variante:
Accelerarea vitezei de rotatie se exprima prin cresterea numarului de rotatii ale stocurilor in cursul unei perioade sau prin reducerea duratei unei rotatii. Reducerea duratei de stocare se poate face prin accelerarea procesului de productie. Accelerarea procesului de productie nu trebuie facuta cu derogari de la calitatea asteptata a produsului finit.
Nu este prevazut in legislatie un numar minim sau maxim de zecimale pentru lucrul cu stocurile.
Aplicatia de facturare Smart Bill permite utilizatorilor efectuarea automata a tuturor calculelor cu 2, 3 sau 4 zecimale. Dupa efectuarea acestei setari, la factura de exemplu, se activeaza un camp: Precizie, de unde se pot selecta 2, 3 sau 4 zecimale.
In cazul in care cu ocazia inventarierii se constata ca anumite marfuri sunt degradate, se va mentiona acest lucru in procesul verbal de inventariere. Apoi, dupa aprobarea scoaterii din gestiune se va intocmi Procesul-Verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale.
Daca este cazul, bunurile pot fi predate unor firme de colectare/distrugere/reciclare a deseurilor. Trimiterea lor se va face pe baza de aviz de insotire a marfii.
Cele mai importante informatii despre stocuri sunt:
Acest raport in SmartBill se numeste Stoc la zi:
- este disponibil spre consultare oricand
- este intotdeauna actualizat: in orice moment il accesezi poti sa fii sigur ca este actualizat cu ultimele documente introduse de colegii din alta locatie
- poate fi filtrat dupa data, gestiune, produs, asa cum se vede mai jos: poti selecta daca sa ti se afiseze si valorile sau nu
Regula generala este ca platile intre rezidenti pe teritoriul Romaniei sa fie facute numai in lei.
Exista si cateva exceptii:
Asadar, daca operatiunile pe care le derulezi se incadreaza in categoria de mai sus, poti sa le decontezi in valuta.
Cele mai importante limitari sunt:
SmartBill te avertizeaza daca intentionezi sa operezi o tranzactie cu o valoare mai mare de 5.000 lei. Dupa citirea mesajului poti sa continui sau sa anulezi operatiunea.
In baza OUG nr. 28/1999 cu modificarile si completarile ulterioare, operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.
Exista insa si unele exceptii cum ar fi:
Astfel, cu exceptiile de mai sus, in cazul in care o entitate vinde catre populatie, tranzactia se realizeaza pe baza de bon fiscal. La cererea persoanelor fizice entitatea este obligata sa emita si factura.
Chiar daca nu cunosti aceste restrictii, utilizand SmartBill esti avertizat cu privire la acest lucru prin urmatorul mesaj: SmartBill permite si lucrul cu casa de marcat, care se activeaza in etapa de configurare a aplicatiei.
Documentele de gestionare a casieriei sunt:
Pe langa aceste documente standard, se mai utilizeaza si altele, astfel:
Documentul justificativ care evidentiaza orice vanzare efectuata prin intermediul casei de marcat este bonul fiscal.
Comerciantii sunt obligati sa utilizeze case de marcat fiscale si, in consecinta, sa emita bonuri fiscale atunci cand vand produse sau presteaza servicii catre populatie. Nu fiecare bon insa se introduce in contabilitate. Documentul pe baza caruia se evidentiaza vanzarile in contabilitate este raportul Z.
Raportul Z este documentul de finalizare a zilei de lucru, extras din casa de marcat, care contine date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi.
Atat bonul, cat si chitanta sunt documente care atesta tranzactii de decontare cu numerar. Exista insa unele particularitati in utilizarea lor.
Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic fiscal cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si detaliaza informatiile referitoare la acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate, se mentioneaza in HG nr. 479/2003 privind aprobarea Normelor de aplicare a OUG nr. 28/1999.
Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie au obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (art. 1 alin. (1) al OUG 28/1999). Aceasta obligatie este valabila pentru activitati desfasurate cu caracter permanent. Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu amanuntul.
Bonul fiscal este obligatoriu pentru persoanele fizice.
Chitanta este un document justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar, precum si a depunerilor de sume la casieria entitatii. Pentru vanzari catre persoane juridice se pot utiliza fie chitanta, fie bonul, dupa caz.
In cazul magazinelor online se urmeaza aceleasi reguli ca si in cazul magazinelor fizice.
Nu este obligatorie evidenta marfurilor din magazin la pret cu amanuntul, nici macar recomandata, mai ales daca ai un magazin in care preturile se modifica frecvent.
Pentru fiecare modificare de pret va trebui sa intocmesti procesul verbal de modificare de pret. Modul in care tii evidenta se stabileste prin politicile contabile ale entitatii.
Metoda pretului cu amanuntul este o alternativa la evidenta cantitativ-valorica si de regula se utilizeaza atunci cand entitatea nu dispune de resursele necesare unei altfel de evidente. Principalul dezavantaj este ca valoarea informationala este minima: nu poti sa stii de exemplu care este castigul pe fiecare produs in parte, informatie destul de importanta in structurarea portofoliului de produse.
Cash-flow-ul este important pentru orice firma. O entitate ar putea rezista o anumita perioada fara profit dar cu siguranta nu poate rezista fara numerar.
Iata cateva sfaturi:
Managementul prin bugete reprezinta o practica frecventa pentru firmele care doresc sa isi optimizeze performantele.
Prin intermediul bugetelor, orice firma isi poate proiecta evolutia financiara pentru un an sau pentru o alta perioada. La elaborarea bugetelor firmei se vor lua in considerare toti factorii care pot influenta, intr-un fel sau altul, performantele viitoare ale firmei.
In practica se elaboreaza in general trei bugete centralizatoare:
Bugetul de venituri si cheltuieli reprezinta planificarea veniturilor si cheltuielilor unei firme pe o anumita perioada de timp. Acesta va fi fundamentat tinandu-se cont de vanzarile influentate de evolutia cererii de consum si a puterii de cumparare a clientilor tinta, corelate cu volumul deactivitate si cu nivelul de resurse necesar pentru sustinerea vanzarilor.
Bugetul de investitii/dezinvestitii contine informatii legate de tipul si destinatia investitiilor, a necesarului de finantare si a surselor de finantare, dar si informatii referitoare la dezinvestitii, respectiv vanzarea de active la pretul pietei.
Bugetul de numerar evidentiaza proiectia incasarilor si platilor generate de activitatea de exploatare, de investitii/dezinvestitii si de finantare; cu ajutorul bugetului de numerar se pot anticipa riscurile de lipsa a lichiditatilor si se poate interveni din timp pentru reglementarea acestei situatii.
La intocmirea bugetelor, practica arata ca pot sa apara, in general, urmatoarele probleme:
Bugetul este un instrument utilizat pentru a aproxima care vor fi rezultatele viitoare ale companiei tale. Acesta iti ofera informatii cu privire la veniturile pe care le vei realiza si valoarea cheltuielilor pe care le vei antrena, pentru ca antreprenori sunt interesati de predictibilitatea business-ului lor.
Pentru a asigura un echilibru intre venituri si cheltuieli, iata mai jos cateva sfaturi:
Cum se creaza un model de buget?
La sfarsitul acestor operatii rezulta o structura bruta a bugetului la care se poate incepe sa se lucreze in detaliu pe tipuri de cheltuieli si de venituri.
Daca ai o companie mare, atunci fiecare departament poate deveni responsabil pentru o anumita estimare: marketing-ul pentru cheltuielile de reclama si protocol, resursele umane pentru costul fortei de munca, administrativul pentru cheltuielile administrative.
O etapa importanta in organizarea gestiunii este procesul de salvare si de securitate a datelor.
Indiferent de solutia de gestiune pe care o utilizezi, este important sa stii ca poti avea oricand acces la datele si la arhiva ta. Poti sa pastrezi arhiva pe un suport local sau poti sa o pastrezi in cloud. Este important sa arhivezi datele periodic si sa nu te abati de la aceasta rutina datorita riscurilor aferente functionarii oricarei aplicatii/echipament tehnic.
SmartBill asigura securitatea datelor pentru toti utilizatorii sai, prin faptul ca back-up-ul bazei de date se face zilnic, iar gazduirea este in cloud pe Amazon Web Services (AWS), cel mai important furnizor de infrastructura cloud din lume.
In calitate de antreprenor este important sa te asiguri ca stocul existent faptic in gestiune este si cel inregistrat in contabilitate.
Cum poti sa faci asta, chiar daca nu esti un specialist in domeniul financiar?
Cel mai simplu mod este sa faci aceasta verificare la inventariere, prin compararea valorii stocurilor obtinute din inventariere cu suma comunicata de contabilitate. Practic, totalul listelor de inventariere trebuie sa coincida cu totalul din contabilitate. In afara inventarierii, poti face aceasta verificare prin compararea sumelor comunicate de contabilitate cu totalul fiselor de magazie. De multe ori se vor gasi diferente, in special in firmele cu rulaj foarte mare. Este important insa sa nu existe diferente semnificative.
Durata medie de incasare a clientilor este un indicator economico-financiar care masoara eficienta vanzarilor din perspectiva incasarilor si a generarii de numerar pentru companie, pentru o anumita perioada de timp.
Durata medie de incasare a creantelor clienti trebuie sa fie cat mai redusa, pentru a nu afecta stabilitatea financiara a entitatii, respectiv cash-flow-ul acesteia (incasari - plati). Cu cat durata medie de incasare a clientilor este mai redusa, cu atat efectul este mai benefic asupra cash-flow-ului.
Cum se calculeaza?
Exista doua variante:
O valoare in crestere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului acordat clientilor si, in consecinta, creante mai greu de incasat (clienti rau platnici). Acest indicator este important sa fie corelat cu durata de plata a furnizorilor. Este important pentru un cash-flow sanatos ca durata de incasare a clientilor sa fie inferioara duratei de plata a furnizorilor. Altfel spus, trebuie sa incasezi mai repede decat platesti.
Cand nu se intampla acest lucru trebuie sa iei masuri: reducerea termenului de plata acordat clientilor, de exemplu, sau cresterea duratei de plata a furnizorilor.
Serviciile pe care le poti presta si produsele pe care le vinzi trebuie sa fie in conformitate cu codul/codurile CAEN al/ale societatii.
Cand stabilesti codul CAEN, trebuie sa ai in vedere ce activitati vei desfasura. In acest mod, vei include toate codurile CAEN care au legatura cu obiectul principal de activitate si cu activitatile pe care crezi ca le vei realiza in viitor.
CAEN reprezinta acronimul de la Clasificarea activitatilor din economia nationala si este o clasificare statistica nationala a activitatilor economice din Romania. Scopul acestui cod este pur statistic. Orice companie are un singur obiect principal de activitate caruia ii corespunde un singur cod CAEN, care este declarat la constituire in actul constitutiv. Acesta este codul prevazut in actul constitutiv si tiparit pe certificatul de inregistrare. Pe langa codul principal, o entitate trebuie sa treaca in actul constitutiv si potentialele coduri pentru activitati secundare.
Atentie! Va aducem astfel in atentie o lege poate mai putin cunoscuta: Legea nr. 12/1990 – protejarea populatiei impotriva unor activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite care a fost republicata in 2014. Aceasta lege prevede ca urmatoarele fapte reprezinta activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite si constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie considerate, potrivit legii penale, infractiuni:
Contraventiile prevazute mai sus, savarsite de catre persoane juridice, se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 20.000 lei. Contravenientul poate achita, pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia, jumatate din minimul amenzii, agentul constatator facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal.
In plus, bunurile care au servit sau au fost destinate sa serveasca la savarsirea vreuneia dintre faptele prevazute mai sus, daca sunt ale contravenientului, precum si sumele de bani si bunurile dobandite prin savarsirea contraventiei, se confisca.
