intrebari-gestiune

100 de intrebari si raspunsuri
din Gestiune

intrebari-gestiune-underline

11

din 100

In comertul cu amanuntul este obligatorie metoda global-valorica?


Gestiunea se poate defini, in cel mai simplu mod, ca fiind organizarea interna a activitatii entitatii. 

In timp ce contabilitatea financiara este destinata in principal obtinerii de raportari catre organisme externe - de exemplu ANAF (in vederea impozitarii companiei), actionarilor, bursei, bancilor etc), gestiunea este destinata in principal sprijinirii si furnizarii de informatii catre interiorul organizatiei si in special catre managementul companiei in vederea fundamentarii deciziilor de business.

Gestiunea ofera informatii mult mai detaliate decat poate oferi contabilitatea, cum ar fi: 

  •  valoarea stocurilor pe tipuri, locatii
  •  valoarea stocurilor expirate, fara miscare, informatii privind produsele cele mai cerute
  •  valoarea vanzarilor/achizitiilor pe clienti si produse
  •  situatia facturilor neincasate pe scadente
  • date privind costul aferent obtinerii unei unitati de produs etc

Toate acestea sunt informatii esentiale pentru cei care conduc o afacere, indiferent de marimea ei.
In cadrul gestiunii, un loc important il ocupa gestiunea stocurilor, prin care se intelege organizarea activitatilor cu stocuri la nivelul entitatii. Mai concret:

  •  cumpararea stocurilor in cantitatile necesare, la momentul potrivit
  •  inventarierea periodica
  •  evidentierea facturilor de vanzare
  •  urmarirea stocurilor si a miscarilor lor pe coduri de produse, pe furnizori/clienti si pe locatii


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentul de baza este fisa de magazie.

Potrivit OMFP 2634/2015, controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.

Fisele de magazie sunt utile evidentei cantitative, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate controlului operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, preluarii in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si calculului valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Reglementarile legale (Ordinul 1826 /2003 si legea contabilitatii) prevad ca este obligatorie contabilitatea de gestiune pentru urmatoarele tipuri de entitati:

  • societati comerciale
  • societati/companii nationale
  • regii autonome
  • institute nationale de cercetare-dezvoltare
  • societatile cooperatiste
  • celelalte persoane juridice


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Actele normative care reglementeaza aceasta latura a contabilitatii sunt:

  • Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificarile si completarile ulterioare, care iti explica:
    • entitatile care au obligatia de a tine contabilitatea financiara
    • obligatia de a efectua inventarierea
    • raspunderea administratorului in conducerea contabilitatii
    • cateva reguli contabile de baza privind inregistrarea diferitelor elemente patrimoniale
  • Registrele de contabilitate si situatiile financiare - ordinul ministrului finantelor publice nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, publicat in Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014, cu modificarile si completarile ulterioare, care contine informatii mai tehnice destinate in principal contabililor cu privire la:
    • metodele de evaluare a stocurilor la intrare si la iesire
    • schimbarea metodelor de evaluare in cursul anului
    • conturile contabile folosite
  • Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, publicat in Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009, care iti explica detaliat regulile dupa care se efectueaza inventarierea.
  • Ordinul ministrului finantelor publice nr.2634 din 05 noiembrie 2015 privind documentele financiar contabile, publicat in Monitorul Oficial nr.910 din 9 decembrie 2015, care contine regulile si recomandarile privind formatul si continutul documentelor utilizate in contabilitatea entitatii.
  • Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.826/2003 pentru aprobarea Precizarilor privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune, publicat in Monitorul Oficial nr. 23 din 12 ianuarie 2004 care contine recomandari cu privire la:
    • obligativitatea tinerii contabilitatii de gestiune pentru anumite entitati
    • informatiile care se obtin din contabilitatea de gestiune
    • calculatia costurilor
  • Ordonanța nr. 99/2000 privind comercializarea produselor și serviciilor de piață care contine prevederi importante referitoare la derularea activității de comert, printre care:
    • cerintele necesare desfasurarii activitatii comerciale
    • practici comerciale: regulile privind vanzarile cu pret redus
    • orarele de functionare 
    • reguli privind ambalarea si etichetarea
    • reguli privind afisarea pretului etc


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit Legii nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice, nu se precizeaza o limita cu privire la numarul de gestiuni pe care le poate conduce un gestionar. Asadar, in cadrul unei entitati se pot aloca unui gestionar mai multe gestiuni.

De exemplu, in SmartBill Gestiune, in etapa de definire a gestiunilor, se poate atribui fiecarei gestiuni un gestionar.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Daca nu este numit un gestionar, activele vor trebui date in folosinta salariatilor ori administratorilor entitatii.

Punctul 2 alin. 4 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii (O 2861/2009) prevede ca ”toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii”.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In cazul institutiilor publice gestionarul trebuie sa depuna o garantie gestionara. In cazul entitatilor private nu exista aceasta obligatie.

Potrivit articolului 1 din Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice cu modificarile ulterioare, gestionarul este un angajat al unei persoane juridice prevazute la art. 176 din Codul penal care are ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosinta sau detinerea, chiar temporara, a acesteia. Art. 176 din Codul penal defineste autoritatile publice, institutiile publice sau alte persoane juridice care administreaza sau exploateaza bunurile proprietate publica. Asadar, prevederile legii sunt incidente gestionarilor entitatilor publice. Articolul 10 al Legii 22/1969 prevede obligatia gestionarului unei astfel de entitati de a depune o garantie in numerar.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Contabilitatea de gestiune te ajuta sa obtii informatii cu privire la:

  • costul bunurilor, lucrarilor sau serviciilor suportat de catre persoanele juridice care desfasoara activitati de productie sau prestari de servicii, precum si la costul bunurilor vandute, in cazul persoanelor juridice care desfasoara activitati de comert
  • elementele care stau la baza bugetarii si controlului activitatii de exploatare
  • datele necesare analizelor financiare in vederea fundamentarii deciziilor manageriale privind conducerea activitatii interne
  • alte elemente impuse de realizarea unui management performant

Aplicatia SmartBill iti pune la dispozitie toate informatiile legate de gestiunea stocurilor, gestiunea clientilor si furnizorilor, a trezoreriei precum si  a cheltuielilor efectuate.
Poti urmari  elemente precum evolutia cifrei de afaceri, ciclicitatea business-ului tau, stocul de produse la un moment dat, produsele fara miscare, invechite, produsele cel mai bine vandute, facturile neincasate etc.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Legislatia in domeniu prevede ca obligatia de a organiza contabilitatea de gestiune apartine administratorului persoanei juridice. Aceasta nu inseamna ca administratorul trebuie sa tina el gestiunea si sa inregistreze tranzactiile. El este responsabil doar de organizare. Cum se poate realiza acest lucru in cel mai simplu mod?

Iata doua solutii:

  • poate apela la ajutorul unui contabil
  • poate utiliza o aplicatie de gestiune

In special daca lucreaza cu stocuri, gestiunea este aproape imposibil de organizat fara o aplicatie de gestiune. Aceasta trebuie insa aleasa cu grija pentru a raspunde tuturor necesitatilor. Excelul nu este o optiune.

SmartBill este o aplicatie extrem de utila si online prin care poti accesa sistemul de gestiune de oriunde te afli, atata timp cat esti conectat la internet. Poti astfel intra pe aplicatie de pe laptop sau de pe mobil, de la birou sau din vacanta, in timpul unei intalniri de afaceri, in mijlocul unei sedinte sau de acasa.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





O entitate poate organiza gestiunile dupa una dintre metodele descrise mai jos:

  • Metoda cantitativ-valorica
    • Bunurile sunt evaluate la cost de achizitie
    • Potrivita atat pentru magazine, cat si pentru depozite
    • Flexibila
    • Utila atat pentru gestiunea marfurilor, materiilor prime, cat si a consumabilelor
    • Verificarea corectitudinii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate
  • Metoda global-valorica
    • Bunurile sunt evaluate la pret de vanzare
    • Potrivita pentru magazine mici
    • Inflexibila
    • Utilitate maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la care marjele sunt similare
    • Contabilitatea analitica a marfurilor se tine global-valoric, atat la gestiune, cat si in contabilitate, iar verificarea concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate

Cea mai simpla si mai flexibila metoda este cea cantitativ-valorica: ideala pentru orice tip de gestiune, usor de realizat cu un soft de evidenta a stocurilor, aceasta nu presupune calcule suplimentare de preturi de vanzare si adaosuri ca in cazul metodei global-valorice. Permite un control mai bun al stocurilor.

Aplicatia SmartBill iti da posibilitatea de a alege una dintre cele doua metode de gestiune, in etapa de creare a unei gestiuni. Poti seta oricate gestiuni doresti, potrivit structurii afacerii tale, fiecare functionand dupa regulile ei. Fiecare metoda are regulile ei specifice, de aceea este bine sa fie stabilite corect de la inceput tipurile corespunzatoare.

 



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





O entitate poate tine contabilitatea analitica a stocurilor utilizand fie metoda cantitativ valorica, fie cea global-valorica.

Metoda global-valorica nu este obligatorie pentru magazine – este doar o alternativa la metoda cantitativ-valorica.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Gestiunea furnizorilor are un impact deosebit in organizarea oricarei firme.

Gestiunea furnizorilor consta in:

  • administrarea informatiilor privind furnizorii in vederea inregistrarii documentelor primite de la ei (CUI, adresa, contact etc.)
  • inregistrarea documentelor de intrare primite de la acestia; p plata la scadenta a facturilor: este important sa stii ce ai de platit si la ce data pentru a-ti putea optimiza cash-flow-ul. Platind doar la scadenta poti beneficia de creditul furnizor si pe de alta parte, avand o astfel de evidenta a scadentelor, nu risti sa ajungi in intarziere de plata, fapt care ar putea dauna relatiilor cu partenerii de afaceri
  • analiza achizitiilor pe furnizori – preturi si volume, in vederea luarii celor mai bune decizii de business. De exemplu, daca achizitionezi frecvent si in cantitati mari bunuri de la un anumit furnizor, ai putea considera ca la un moment dat sa ii soliciti anumite discounturi de volum

In special in cazul firmelor care au achizitii frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite, este important un bun control al furnizorilor.

Totodata, in astfel de firme, gestionarea furnizorilor este o activitate destul de costisitoare ca timp si ca volum de documente: necesita de regula o persoana angajata care sa le intocmeasca, sa pregateasca receptiile, sa gestioneze situatiile atipice, cum ar fi retururile sau corectiile. In plus, daca facturile nu sunt platite corect si la timp, firma ar putea rata discounturi semnificative.

In SmartBill gestiunea furnizorilor se realizeaza in doua etape:

  • introducerea datelor
  • obtinerea rapoartelor

In ceea ce priveste rapoartele disponibile, acestea sunt situatii ale facturilor de la furnizori – se pot selecta facturile pe furnizori, moneda, statusul platii, perioada etc.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Gestionarea clientilor este o activitate destul de costisitoare si presupune:

  • administrarea informatiilor privind clientii in vederea inregistrarii documentelor emise catre ei (CUI, adresa, contact etc.)
  • inregistrarea vanzarilor (facturi) si livrarilor (avize)
  • gestionarea situatiilor atipice – stornari, anulari etc
  • evidenta incasarilor; p urmarirea facturilor neincasate
  • notificarea clientilor rau-platnici

Daca entitatea nu incaseaza la timp facturile emise clientilor, aceasta poate intra in probleme grave de cash-flow. Spre deosebire de furnizori, gestionarea relatiei cu clientii este mai delicata, presupunand comunicari mai dese, trimiterea de documente, emiterea de notificari etc. Fiind o activitate destul de costisitoare si cu impact potential asupra cashflow-ului, este important ca aceasta sa fie bine realizata. Astfel, este esential sa stii in orice moment ce sume ai de incasat, de la cine, ce intarzieri ai la incasare, ce clienti trebuie notificati astfel incat sa eviti intarzierile etc.

Cu siguranta nu ai putea sa faci aceste lucruri fara o aplicatie de gestiune.

Programul de gestiune SmartBill ofera:

  • gestionarea online a facturilor emise, inclusiv expedierea acestui format catre clienti
  • comunicarea lor catre clienti, in varianta electronica (prin e-mail)
  • atentionari asupra facturilor scadente; p grafice ale facturilor emise si incasarilor

Din aplicatie se pot trimite automat clientilor documentele emise si notificari, cu posibilitatea de a personaliza mesajul in functie de dorinta utilizatorului. Se pot seta si trimite pana la 3 notificari, in functie de optiunea utilizatorului.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Baza legala este O.G. 99/2000 privind comercializarea produselor si a serviciilor de piata, republicata, care prevede interzicerea exercitarii de activitati de comert cu ridicata si comert cu amanuntul in aceeasi structura de vanzare/suprafata de vanzare.

Potrivit acestei ordonante:

  • comert cu ridicata/de gros este activitatea desfasurata de comerciantii care cumpara produse in cantitati mari in scopul revanzarii acestora in cantitati mai mici altor comercianti sau utilizatori profesionali si colectivi
  • comert cu amanuntul/de detail este activitatea desfasurata de comerciantii care vand produse, de regula, direct consumatorilor pentru uzul personal al acestora
  • structura de vanzare este spatiul de desfasurare a unuia sau mai multor exercitii comerciale
  • suprafata de vanzare este o suprafata destinata accesului consumatorilor pentru achizitionarea produsului/serviciului, expunerii produselor oferite, platii acestora si circulatiei personalului angajat pentru derularea activitatii

Nu constituie suprafete de vanzare cele destinate depozitarii si pastrarii marfurilor, productiei, birourilor si anexelor. Trebuie astfel sa existe doua spatii diferite. Exercitarea de activitati de comert cu ridicata si comert cu amanuntul in aceeasi structura de vanzare, respectiv suprafata de vanzare se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 10.000 lei si cu interzicerea uneia dintre cele doua activitati (in cazul persoanelor juridice limitele minime si maxime ale amenzilor se dubleaza).



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In cazul gestiunilor situate in aceeasi locatie se utilizeaza bonul de transfer. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se utilizeaza avizul de insotire a marfii.

Chiar daca nu cunosteai acest aspect procedural, la utilizarea optiunii de transfer intre gestiuni dispersate teritorial, in SmartBill esti avertizat cu privire la aceste lucruri. De asemenea, in SmartBill bonul de transfer se utilizeaza doar pentru transferuri intre gestiuni de tip cantitativ-valorice.

Cand se folosesc locatii diferite sau cand in transfer intra cel putin o gestiune de tip globalvalorica, nu se mai intocmeste bon de transfer, ci se face transfer pe baza de Aviz cu NIR. Motivul este unul simplu dar mai putin evident: necesitatea de a avea doua tipuri de preturi pentru evaluarea stocului.

De exemplu: se transfera materii prime dintr-o gestiune global-valorica la cost de 50 lei/buc catre o gestiune de tip magazin in care bunurile sunt evaluate la pretul cu amanuntul de 85 lei/ buc. Asadar, solutia propusa de aplicatie pentru a inregistra corect iesirea la 50 lei si intrarea la 85 lei, este de a genera automat un Aviz din gestiunea din care se trimit bunurile si un NIR in gestiunea in care se primesc bunurile. Si ca sa pastreze toate informatiile legate si simplu de inteles se genereaza si un Proces verbal de transfer care cuprinde toate informatiile.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Incepand cu 1 ianuarie 2016, de cand se aplica prevederile OMFP 2634/2015, raportul de gestiune nu mai apare mentionat in textul de lege.

Ordinul anterior care a fost abrogat (O 3512/2008) prevedea utilizarea acestui raport in contextul utilizarii metodei global-valorice alaturi de Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Acest ordin vechi mai prevedea ca raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Legislatia prevede ca metoda aleasa trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare ale stocurilor de la un exercitiu financiar la altul.

Daca, in situatii exceptionale, administratorii decid sa modifice metoda pentru un anumit element de stocuri, in notele explicative trebuie sa se prezinte urmatoarele informatii:

  • motivul modificarii metodei
  • efectele sale asupra rezultatului

In plus, modificarea politicilor contabile este permisa doar daca este ceruta de lege sau are ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile entitatii. Asadar, trebuie analizat daca metoda de evidenta genereaza informatii mai relevante sau mai credibile cu privire la situatia entitatii. Daca se intampla acest lucru, este posibila schimbarea metodei, insa trebuie mentionat acest lucru in notele explicative la situatiile financiare.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Ca exceptie, documentele prevazute mai jos se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare:

  • Nota de receptie si constatare de diferente
  • Bon de predare, transfer, restituire
  • Bon de consum
  • Bon de consum (colectiv)
  • Lista zilnica de alimente
  • Dispozitie de livrare
  • Fisa de magazie
  • Lista de inventariere
  • Lista de inventariere (pentru gestiuni valorice)

Practic toate documentele cu privire la stocuri se pot arhiva pe 5 ani, cu 2 exceptii care trebuie arhivate pe 10 ani:

  • Aviz de insotire a marfii
  • Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Pentru stocurile care nu au aceeasi natura si aceeasi utilizare se pot utiliza metode diferite de evaluare.

De exemplu, se poate utiliza ca metoda de evaluare a stocurilor la intrare, metoda costului standard pentru o anumita categorie de stocuri (materii prime, materiale auxiliare, materiale pentru ambalat) si metoda costului de achizitie pentru o alta categorie de stocuri (materiale consumabile, piese de schimb, ambalaje);

Important!

Metodele de evaluare a stocurilor trebuie prezentate in politicile contabile ale societatii si aprobate de catre conducatorul acesteia.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Atunci cand doresti sa pastrezi controlul datelor din gestiunea ta este bine sa utilizezi un sistem intern de control. In cadrul sistemului intern de control se inscriu si drepturile utilizatorilor privind introducerea datelor. Unii utilizatori ai aplicatiei pot sa introduca date, altii sa le vizualizeze doar.

In SmartBill se poate face acest lucru din meniul Utilizatori. Pentru fiecare operator se pot seta drepturi de:

  • Administrator
  • Vizualizare documente
  • Emitere documente
  • Editare documente

De asemenea mai pot fi setate drepturi cu privire la:

  • Limitarea accesului pe anumite gestiuni
  • Limitarea posibilitatii de editare a documentelor din trecut
  • Control al accesului pe fiecare tip de document
  • Acces la nomenclatoare


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Retururile reprezinta restituirea produselor cumparate de catre clienti, din diferite motive: produse defectuoase, produse care nu corespund asteptarilor clientilor sau chiar fara niciun motiv.

Stornarile sunt corectii ale unor inregistrari precedente. Pot fi facturi de storno, stornari de note contabile etc. Stornarea poate fi aferenta unui retur, insa are o arie mult mai larga de cuprindere. Cele doua notiuni adesea au acelasi inteles in practica si pot fi privite atat din perspectiva de cumparator, cat si de vanzator.

In SmartBill exista posibilitatea efectuarii atat a retururilor – optiune disponibila in cadrul meniului Achizitii, cat si a stornarilor – optiune disponibila in cadrul meniului Vanzari.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Anularea facturilor se poate realiza atata timp cat nu au fost expediate catre clienti. O factura anulata nu genereaza inregistrari contabile.

Stornarea facturilor presupune intocmirea unei facturi identica cu cea care se storneaza, dar cu toate valorile pe minus. Se introduc in contabilitate atat factura storno, cat si cea originala.

SmartBill ofera utilizatorilor atat posibilitatea de anulare, cat si cea de stornare a facturii emise catre clienti. In cazul unei facturi anulate, seria si numarul acesteia raman blocate si urmatoarea factura emisa va avea numarul urmator.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





O factura recurenta este o factura care va fi emisa unui client, periodic, la intervale de timp prestabilite.

Facturile recurente sunt emise de regula in baza unui contract in care sunt stipulate valoarea, data de facturare si conditiile de facturare. Factura recurenta poate fi emisa, de exemplu, pentru chirii, servicii pe baza de abonament etc., iar valoarea acestora nu se modifica de la o factura la alta.

In SmartBill exista posibilitatea emiterii de facturi recurente foarte simplu si intuitiv. In functie de frecventa setata, se va proceda automat la inregistrarea facturilor recurente.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit OMFP 2634/2015, bonul de consum serveste ca:

  • document de eliberare din magazie a materialelor
  • document justificativ de scadere din gestiune a materialelor consumabile
  • document justificativ de inregistrare in contabilitatea consumurilor de materiale

In SmartBill poti genera bonul de consum din meniul Tranzactii pe stoc > Consum. Pentru primul bon se solicita definirea unei serii si a unui numar.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Informatiile de baza care trebuie trecute intr-o nota de receptie si constatare de diferente sunt:

  • denumirea unitatii; p denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului
  • numarul facturii/avizului de insotire a marfii
  • numarul curent
  • denumirea bunurilor receptionate
  • U/M
  • cantitatea conform documentelor insotitoare
  • cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea
  • numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente
  • pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Informatiile cu privire la facturare se regasesc in articolul 319 din Codul fiscal (legea 227/2015).

Iata mai jos ce trebuie sa cuprinda factura in mod obligatoriu:

  • numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic 
  • data emiterii facturii
  • data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii
  • denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile
  • denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal
  • denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala ale beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila
  • denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale reprezentantului fiscal
  • denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi
  • baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar
  • indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei
  • in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea «autofactura»
  • in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri
  • in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea «taxare inversa»
  • in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea «regimul marjei – agentii de turism»
  • daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei – bunuri secondhand», «regimul marjei – opere de arta» sau «regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati», dupa caz
  • in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea «TVA la incasare»
  • o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

In SmartBill se pot seta in etapa de configurare:

  • elementele obligatorii:
    • denumire/nume;
    • adresa, judet, localitate
    • CUI
    • numar de identificare in Registrul Comertului
    • capital social
    • platitor/neplatitor de TVA / la incasare
  • elemente optionale privind emitentul:
    • telefon, fax
    • adresa de e-mail
    • adresa web
    • sigla firmei
    • stampila si semnatura


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit prevederilor Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

Cu toate acestea, unele entitati procedeaza prin politicile proprii la semnarea si stampilarea acestora in mod optional.

Aplicatia SmartBill permite in mod optional inserarea unor campuri dedicate pentru semnatura si stampila.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Din punct de vedere fiscal, codul fiscal prevede la art. 319 alin. (20) elementele obligatorii ale facturii.

Nu le vom enumera pe toate, vom prezenta doar cerinta pentru a identifica beneficiarul:

  • punctul f din Codul fiscal: denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala ale beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila. Art 269 din Codul fiscal prevede ca este considerata persoana impozabila orice persoana care desfasoara, de o maniera independenta si indiferent de loc, activitati economice, oricare ar fi scopul sau rezultatul acestei activitati.

Asadar, persoanele fizice nu intra la obligativitate conform punctului f).

In Codul de procedura fiscala se prevede la art 82 ca: „Codul de identificare fiscala este:

  • pentru persoanele juridice, precum si pentru asocieri si alte entitati fara personalitate juridica, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal
  • pentru persoanele fizice si juridice, precum si pentru alte entitati care se inregistreaza potrivit legii speciale la registrul comertului, codul unic de inregistrare atribuit potrivit legii speciale
  • pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal
  • pentru persoanele fizice, altele decat cele prevazute la lit. c), codul numeric personal atribuit potrivit legii speciale
  • pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare fiscala atribuit de organul fiscal.”

Avand in vedere cele doua articole de mai sus, pentru facturille emise catre persoanele fizice, nu trebuie trecut in mod obligatoriu CNP-ul.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cei ce sunt raspunzatori de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa numeasca printr-o decizie scrisa persoana care sa aiba atributii in ceea ce priveste alocarea de serii si numere documentelor financiar-contabile.

Alocarea seriilor in SmartBill se poate face din etapa de introducere a documentelor sau din etapa de configurare a aplicatiei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Factura proforma nu este un document justificativ prevazut in legislatia fiscala sau contabila. In practica, exista societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans pentru clientii carora le vand bunuri/servicii. Asadar, factura proforma nu are implicatii contabile.

O proforma arata exact ca si o factura. In SmartBill la fel ca factura, modelul de proforma, culorile si designul pot fi modificate, astfel incat sa se adapteze imaginii companiei tale.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Din 2016 documentele pot fi arhivate atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.

Potrivit reglementarile incluse in Ordinul MFP nr.2634/2015, documentele se pot pastra pe suporturi tehnice in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice.

Totusi, exista si o conditie: ca ele sa poate fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control. Totodata, legislatia aflata in vigoare stabileste ca documentele financiar-contabile pot fi pastrate, in baza unor contracte de prestari servicii, si de catre operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

In SmartBill, documentele emise pot fi vizualizate, listate, exportate oricand dupa emitere, din Documente emise.
Acestea pot fi salvate imediat dupa emitere, la sfarsitul zilei, lunar sau de cate ori este nevoie conform politicii companiei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Avand in vedere faptul ca stampilarea si semnarea facturilor nu mai este obligatorie, entitatile au posibilitatea de a transmite clientilor facturile si pe e-mail, fiind modalitatea cea mai comoda. Alte alternative mai putin comode de trimitere a facturilor ar putea fi: prin posta, curier sau transmiterea personala a facturii.

Cu ajutorul aplicatiei de facturare si gestiune SmartBill, poti trimite foarte usor si rapid un e-mail pe adresa clientului in care sa atasati factura acestuia.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Persoanele care aplica TVA la incasare sunt obligate sa completeze pe facturile emise mentiunea „TVA la incasare” pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii cu TVA din Romania.

In aplicatia de gestiune SmartBill poti seta din Configurari faptul ca esti entitate care aplica sistemul de TVA la incasare iar facturile vor avea in continut acest text.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Scadenta facturilor se stabileste conform intelegerii contractuale dintre parti.

In aplicatia SmartBill este simplu sa iti alegi scadenta pentru facturile emise. In configurare se poate seta o scadenta fixa pentru toate facturile (de exemplu 30 de zile) sau se poate seta manual pentru fiecare factura. Daca setezi manual scadenta la emitere, se poate deschide calendarul si alege data scadentei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Avizul este un:

  • document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz
  • document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz; p dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati
  • document de primire in gestiune, dupa caz
  • document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit

Se intocmeste de catre entitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale entitatii. In conditiile in care datele valorice (pretul unitar si valoarea) nu se inscriu in document, aceste date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitatii, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul de insotire a marfii va purta mentiunea „Fara factura”.

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”. In alte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

In SmartBill, la emiterea primului aviz se va introduce seria, daca aceasta nu a fost definita anterior. Apoi vei fi notificat ca dupa emiterea avizului vei putea factura direct din raportul de avize, nefiind necesara reintroducerea datelor pentru factura.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Factura proforma contine aceleasi elemente ca o factura fiscala, insa nu este un document justificativ, respectiv nu se inregistreaza in contabilitate. Este documentul ce evidentiaza intentia de tranzactionare, respectiv cea a vanzatorului de a livra si cea a cumparatorului de a achizitiona marfuri sau servicii.

Avizul este un document utilizat de regula ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, ce sta la baza intocmirii facturii. Un aviz genereaza note contabile si efecte asupra gestiunii (descarcare de stoc).



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Prescurtarea NIR vine de la Nota de intrare receptie marfa si constatare diferente.

Acest document se intocmeste la sosirea marfurilor de la furnizor si la intrarea acestora in gestiunea unitatii. Se completeaza in baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii.

Cand este obligatorie o NIR?

Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

  • bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite
  • bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare
  • bunurilor materiale procurate de la persoane fizice
  • bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare; p bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie
  • marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia se face pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.)

Asadar, cu toate ca nu este obligatorie intocmirea notei pentru orice factura, aceasta este recomandata, fiind un document de mare ajutor in contabilitate, mai ales cand apar si elemente suplimentare: cheltuieli de trasport, produse cu cote de TVA diferite etc.

In SmartBill poti genera usor NIR pentru marfurile din gestiunea firmei din meniul Vanzari si Achizitii > Receptie de la furnizor(NIR) 



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cel mai utilizat document si care este necesar aproape in fiecare societate este nota de receptie si constatare de diferente.

Nota de receptie este un document justificativ, fara regim special care serveste la:

  • receptia bunurilor aprovizionate
  • incarcarea in gestiune
  • inregistrarea in contabilitate
  • act de proba in litigiile cu furnizorii
  • stabilirea diferentelor constatate la receptie

Acest document se intocmeste de catre gestionarul care receptioneaza marfa sau de catre comisia de receptie, dupa caz.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Indiferent ca este vorba de o factura de servicii sau de produse, in momentul in care aceasta se emite, trebuie sa indeplineasca toate conditiile stabilite de Codul Fiscal la art.319.

In cadrul serviciilor prestate conform contractelor comerciale este important sa fie mentionat si contractul, iar in cazul in care contravaloarea serviciilor se exprima intr-o valuta, se va trece si suma in valuta si cursul de schimb utilizat.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Facturile de vanzari pot fi sub unul din regimurile speciale:

  • ART. 310 - Regimul special de scutire pentru intreprinderile mici
  • ART. 311 - Regimul special pentru agentiile de turism
  • ART. 312 - Regimuri speciale pentru bunurile second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati
  • ART. 313 - Regimul special pentru aurul de investitii
  • ART. 314 - Regimul special pentru serviciile electronice, de telecomunicatii, de radiodifuziune sau de televiziune prestate de catre persoane impozabile nestabilite in Uniunea Europeana
  • ART. 315 - Regimul special pentru serviciile electronice, de telecomunicatii, de radiodifuziune sau de televiziune prestate de catre persoane impozabile stabilite in Uniunea Europeana, dar intr-un alt stat membru decat statul membru de consum

In cazul in care sunt incidente prevederile art 311 sau 312, anumite mentiuni trebuie efectuate pe factura. Trebuie sa cunosti aceste aspecte fiscale chiar daca nu esti specialist in domeniu? Nu, desigur ca nu, va trebui sa ceri ajutorul contabilului tau pentru a stabili ce si cum trebuie sa mentionezi pe factura.

SmartBill permite efectuarea mentiunilor automat prin bifarea casetei corespunzatoare din Configurare > Preferinte personale.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Este recomandat ca fiecare entitate sa dispuna de un manual de proceduri de gestionare a documentelor contabile.

Circuitul documentelor financiar-contabile si numarul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, aprobate de administratorul entitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii entitatii respective.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Iata cateva prevederi legale pe care este bine sa le cunosti:

  • in documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa
  • erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii
  • in cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv
  • la corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului
  • in cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





De foarte multe ori se intampla ca pretul produselor sau serviciilor in cadrul contractelor comerciale sa fie exprimat in valuta, insa potrivit reglementarilor financiar-bancare, plata poate fi efectuata numai in lei.

Cursul de schimb utilizat este cel mentionat in contractele comerciale. Poate fi de exemplu: cursul BNR din ziua curenta, din ziua precedenta, un curs BNR plus un anumit procent etc. Cursul BNR se publica la ora 13.

Cum poti gestiona aceasta situatie astfel incat sa nu pierzi timpul cautand cursul de schimb si covertind sumele in lei?

SmartBill vine cu o rezolvare practica usoara. Mai intai se configureaza modul de lucru cu preturi cu moneda de referinta in valuta, dupa care se stabileste cursul de schimb dorit, curs care se va prelua de pe internet. Apoi se emite factura selectand:

  • Moneda de facturare: leu
  • Valuta de referinta : valuta in care este exprimat pretul

Este o solutie rapida si eleganta pentru a gestiona facturile in lei pentru produse exprimate in valuta.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit Codului fiscal (Legea 227/2015) art. 319, factura trebuie sa contina, in mod obligatoriu:

  • cota de TVA aplicata
  • suma taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei

Pe de alta parte, in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, factura trebuie sa includa mentiunea „taxare inversa” sau, in cazul in care vanzatorul este platitor de TVA la incasare, factura va trebui sa contina textual „TVA la incasare”.

De regula, atunci cand utilizezi o aplicatie de facturare va trebui sa iti configurezi cotele de taxa pe care le vei aplica si regimul de impozitare.

In SmartBill in meniul Configurari > cote TVA se pot seta optiunile de TVA care sa apara pe factura.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Entitatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

  • persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente.
  • fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
  • entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

Cu SmartBill stabilirea seriilor se poate face in doua moduri:

  • in etapa de configurare a aplicatiei, din meniul Configurare > Serii documente
  • pe masura ce documentele sunt introduse chiar din fereastra de introducere a documentelor

De exemplu, la emiterea primei chitante se va deschide o fereastra de dialog care solicita introducerea unei serii.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Nu exista o limita impusa prin legislatie (O 2634/2015) cu privire la numarul de serii care poate fi utilizat pentru documente, insa este obligatoriu sa existe cel putin una. Numarul de serii trebuie sa fie rezonabil insa, astfel incat entitatea sa le poata urmari corespunzator.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit OMFP 1802 din 2014, la data intrarii in entitate, bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileste astfel:

  • la cost de achizitie pentru bunurile procurate cu titlu oneros; p la cost de productie pentru bunurile produse in entitate
  • la valoarea de aport stabilita in urma evaluarii pentru bunurile reprezentand aport la capitalul social
  • la valoarea justa pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit sau constatate in plus la inventariere.

In functie de modul de intrare in entitate, se utilizeaza una din modalitatile de mai sus.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit OMFP 1802 din 2014, costul de achizitie al bunurilor cuprinde:

  • pretul de cumparare
  • taxele de import (cu exceptia acelora pe care persoana juridica le poate recupera de la autoritatile fiscale)
  • cheltuielile de transport
  • cheltuielile de manipulare
  • alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective

Relatia de calcul a costului de achizitie este urmatoarea:

Cost de achizitie = Pret de cumparare + Taxe nerecuperabile + Cheltuieli de transport si manipulare + Alte cheltuieli direct atribuibile achizitiei

Daca furnizorul acorda discounturi la achizitie, acestea ii vor diminua costul.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Costul de achizitie a bunurilor cuprinde, pe langa pretul de cumparare si cheltuielile de transport si manipulare, alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective. Cheltuielile de transport sunt incluse in costul de achizitie si atunci cand functia de aprovizionare este externalizata.

Aplicatia de gestiune SmartBill permite evidentierea cheltuielilor cu transportul.

Cum se repartizeaza transportul in valoarea fiecarui produs?

Iata un exemplu de rezolvare practica de la SmartBill: Presupunem ca se achizitioneaza 100 markere tip X la un pret de 20 lei si transport 100 lei. Se introduce nota de receptie cu 2 linii:

  • prima linie pentru 100 de bucati din produsul marker tip X
  • a doua linie pentru serviciul transport

Aplicatia emite automat o notificare de repartizare atunci cand pe o receptie se introduce o linie de tip serviciu.

Repartizarea se poate face in trei feluri:

  1. dupa valoare
  2. dupa cantitate
  3. personalizat

Presupunem ca repartizam cantitativ. Ca urmare a repartizarii, nota de receptie va reflecta costul de achizitie plus transportul care revine fiecarui produs. Asa cum se repartizeaza transportul, se poate repartiza orice cheltuiala direct atribuibila achizitiei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Pentru a calcula costul bunurilor iesite din gestiune, se pot utiliza trei metode posibile:

  1. metoda costului mediu ponderat (CMP)
  2. metoda primul intrat-primul iesit (FIFO – First In, First Out)
  3. metoda ultimul intrat-primul iesit (LIFO – Last In, First Out)

Acestea sunt singurele metode legale de a determina costul bunurilor fungibile iesite din gestiune. Nu vei putea alege un produs anume cu costul de achizitie pe care il consideri cel mai potrivit calculelor tale, ci va trebui sa utilizezi costul propus de metoda aleasa. Mai mult, o data stabilita metoda, aceasta trebuie aplicata in mod consecvent. Nu se poate aplica astazi FIFO si in alta zi LIFO sau CMP.

In aplicatia SmartBill se poate utiliza metoda primul intrat-primul iesit (FIFO), deoarece este cel mai des utilizata.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al primei intrari.

Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului urmator, in ordine cronologica.   



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al ultimei intrari (lot).

Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau costul de productie al lotului anterior, in ordine cronologica.

 



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Presupune calcularea costului fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse sau cumparate in timpul perioadei.

Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie. Perioada de calcul nu trebuie sa depaseasca durata medie de stocare. Exemplu de calcul CMP după fiecare intrare:



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cand esti contabil la o societate comerciala si ti se cere parerea cu privire la metoda de descarcare de gestiune, pentru a putea corect prioritiza, poti sa ai in vedere urmatoarele elemente:

  • marea majoritate a entitatilor folosesc FIFO fiindca este o optiune logica. Exista insa cateva industrii in care optiunea logica este LIFO, de exemplu in industria petroliera, sau cea a utilitatilor
  • in conditii de inflatie, daca se utilizeaza FIFO, primul articol care este vandut este cel mai ieftin, prin urmare se raporteaza costuri ale bunurilor vandute mai mici => profit mai mare => impozit pe profit mai mare; invers se intampla in cazul LIFO
  • in conditii de deflatie, FIFO determina un cost al bunurilor vandute mai mare => profit mai mic => impozit pe profit mai mic; invers se intampla in cazul LIFO
  • IFRS (Standardele internationale de contabilitate) nu permit utilizarea metodei LIFO
  • LIFO poate determina pastrarea unei arhive laborioase pe termen lung, datorita faptului ca primul articol intrat poate ajunge sa fie eliminat dupa foarte mult timp
  • CMP se utilizeaza cu succes atunci cand stocurile achizitionate sunt atat de amestecate si omogene, incat este imposibil de atribuit un cost unui anumit element de stoc


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite:

  • metoda costului standard, in activitatea de productie
  • metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul

Costul Standard presupune stabilirea la nivelul firmei a unui cost care ramane nemodificat in decursul unei anumite perioade (de exemplu o luna), determinat in ipoteza unei activitati normale.

De exemplu, in cursul lunii octombrie, toate intrarile in gestiune din materia prima X se reflecta la costul standard de 5 lei/buc. Toate tranzactiile din cursul perioadei se inregistreaza la acest cost. Nivelul sau trebuie revizuit periodic si modificat in functie de contextul economic. La finalul perioadei se stabilesc diferentele de pret dintre costul de achizitie/productie si costul standard, diferente care se inregistreaza si ele in contabilitate. De exemplu, daca in cursul lunii pretul furnizorului creste la 6 lei/buc., diferenta de 1 leu/buc. va fi inregistrata ca diferenta de pret.

Repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient de repartizare. In ce priveste metoda pretului cu amanuntul aceasta este foarte des intalnita in comertul cu amanuntul. Utilitatea este maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la care marjele sunt similare.

In ce consta metoda?

  • costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de vanzare a stocurilor
  • orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei brute.

Pretul de vanzare cu amanuntul = cost de achizitie + adaos comercial+ TVA. Astfel, pentru un produs care are cost de achizitie 100 lei si adaos 30%, TVA 19%, pretul se determina astfel:

Cost de achizitie = 100 lei

Adaos comercial = 100 lei * 30% = 30 lei

TVA = (cost de achizitie + adaos comercial) * 19 % = 24.7 lei

Pretul de vanzare = 100 lei + 30 lei + 24.7 lei = 154.7 lei



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Pentru a ajunge la pretul final, fiecare comerciant isi adauga un adaos comercial la costul de achizitie pentru a ajunge la pretul final cu care isi vinde bunurile. Marimea sa relativa, respectiv rata adaosului comercial, se stabileste fie in mod liber, fara nicio restrictie, fie pe baza unor reglementari. Potrivit ratiunii sale economice, adaosul comercial trebuie sa asigure atat acoperirea cheltuielilor de functionare efectuate de comerciant, cat si obtinerea unui anumit profit.

La stabilirea adaosului trebuie sa se tina cont de mai multe aspecte:

  • dorinta intreprinzatorului de a obtine un profit mai mic sau mai mare, dupa caz
  • concurenta care este pe piata (daca exista mai multe produse similare celui pe care il produci/comercializezi, nu este fezabil sa stabilesti un pret mult mai mare decat al competitorilor doar pentru ca doresti un anumit procent de profit, deoarece s-ar putea sa nu mai gasesti niciun cumparator pentru produsele tale).

In aplicatia SmartBill poti seta listele finale de preturi de vanzare in Nomenclatoare > Lista de preturi.

Adaosul comercial nu reprezinta si discountul maxim pe care il poti acorda. Acest lucru este bine de stiut dinainte, pentru a evita situatiile de vanzare in pierdere. Iata un exemplu: Pentru simplificare, nu luam în considerare TVA. Pretul de achizitie este 100 lei. Adaosul practicat este 25%. Pretul de vanzare este prin urmare 125 lei. Presupunem ca la vânzare se acorda un discount de 20%, ceea ce inseamna 25 de lei. Valoarea vanzarii este prin urmare 125 lei – 25 lei = 100 lei Profitul din vanzare in aceasta situatie este nul. Asadar, trebuie actionat cu prudenta pentru a evita situatiile de vanzare fara profit, sau chiar pe pierdere.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit ordinului nr. 1826/2003, pentru a determina costurile unitare astfel incat bunurile, lucrarile, serviciile sa poata fi evaluate si recunoscute in contabilitatea financiara, iar preturile de vanzare sa poata fi stabilite si verificate, precum si pentru analiza costurilor si a eficientei activitatii, in contabilitatea de gestiune cheltuielile se clasifica in:

  • costuri de achizitie; p costuri de productie
  • costuri de prelucrare
  • cheltuieli ale perioadei

Aplicatia SmartBill iti pune la dispozitie o lista cu posibile cheltuieli pe care o societate le poate inregistra. De exemplu: utilitati (energie electrica, gaz, apa, etc); servicii (contabilitate, consultanta, servicii online, transport etc); auto (combustibil, intretinere etc). In felul acesta poti sa ai o evidenta si a elementelor de cost indirecte, nu doar a cheltuielilor legate de stocuri.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In categoria reducerilor comerciale se includ: rabatul, remiza si risturnul.

Rabatul reprezinta reducerea practicata, in mod exceptional, asupra pretului de vanzare convenit anterior intre furnizor si client, tinandu-se cont de unele defecte de calitate sau de neconformitate a bunurilor comercializate, fata de clauzele prevazute in contract.

Remiza este o reducere practicata in mod exceptional asupra pretului curent de vanzare, tinandu-se cont de volumul vanzarilor sau de importanta cumparatorului in clientela vanzatorului. Remiza corespunde in general unui procent aplicat asupra pretului brut, procent prevazut in oferta de preturi a intreprinderii sau care rezulta din negocierea intre cei doi parteneri contractuali.

Risturnul reprezinta o reducere de pret calculata asupra ansamblului operatiilor efectuate de acelasi cumparator pe o perioada determinata.

In SmartBill poti emite facturi de vanzare care sa contina astfel de discounturi comerciale sub diferite forme: discount per produs sau per intreaga suma de pe factura.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In SmartBill exista mai multe situatii in care poti aplica discount la o factura de vanzare. Pentru a emite o factura cu discount in SmartBill, se selecteaza Vanzari si achizitii > Vanzari > Factura, dupa care se introduc produsele sau serviciile care se vor vinde. Pentru a activa un discount, sunt disponibile cele doua optiuni de discount marcate in imaginea de mai jos.

De ce sunt doua optiuni?

  1. Una dintre ele se utilizeaza atunci cand dorim sa aplicam discountul la nivel de linie
  2. A doua optiune apare atunci cand dorim sa activam discountul la nivelul intregii facturi

Cazul 1

Discount la nivel de linie: se intalneste in situatia in care dorim sa acordam discount doar pentru un anumit produs din lista de produse facturate.

Cazul 2

Alegand a doua optiune, se aplica discountul la toate produsele facturate, intr-o singura suma, la finalul facturii.

Cum trateaza aplicatia SmartBill cazul mixt, in care dupa ce discountul a fost aplicat pentru una dintre linii, se aplica si optiunea de discount la nivel de factura?

In acest caz, discountul nu se va mai aplica la linia care are deja discount (cu alte cuvinte nu se aplica discount la discount), doar la restul liniilor facturii. Aceasta este o solutie corecta si care asigura mare flexibilitate atunci cand suntem pusi in situatiile complexe din activitatea de zi cu zi.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In aplicatia SmartBill gasim doua cazuri practice:

  1. Discount acordat sub forma de procent: de exemplu 10% din tot ce s-a facturat
  2. Discount acordat sub forma de suma fixa, caz in care trebuie sa stabilim care este TVA din aceasta suma

Tine de optiunea fiecaruia sa stabileasca modul in care prefera sa acorde discounturi.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Da, se poate emite factura cu discount 100% - valoare zero.

Primirea unor bunuri cu valoare zero sau cu discount de 100% se incadreaza in categoria reducerilor care acopera in totalitate contravaloarea bunurilor achizitionate.

Reducerile comerciale acordate de furnizor si inscrise pe factura de achizitie ajusteaza in sensul reducerii costul de achizitie a bunurilor. Atunci cand achizitia de produse si primirea reducerii comerciale sunt tratate impreuna, reducerile comerciale primite ulterior facturarii ajusteaza, de asemenea, costul de achizitie a bunurilor.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentul care se utilizeaza la schimbarea de pret in comertul cu amanuntul este procesul verbal de schimbare de pret. Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei.

Presupunem ca am stabilit pretul de vanzare pentru un produs in SmartBill pe care ulterior vrem sa il modificam: din aceasta fereastra se acceseaza butonul modificare care conduce la deschiderea unei noi ferestre care solicita introducerea noului pret. In aceasta fereastra se poate introduce:

  • cresterea de pret – procentuala se poate bifa
  • daca se modifica pretul cu TVA inclus sau nu
  • modul de rotunjire

Dupa salvare se genereaza automat procesul verbal de schimbare de pret.

Nota: Se mai poate face acest lucru si direct din vanzari: aplicatia te va notifica atunci cand schimbi pretul si daca decizi sa continui va genera procesul verbal de modificare de pret. Acest lucru este valabil pentru gestiunea global-valorica.
 



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Prin vanzare in pierdere se intelege orice vanzare la un pret egal sau inferior costului de achizitie.

Este interzis oricarui comerciant sa ofere sau sa vanda produse in pierdere, cu exceptia situatiilor prevazute mai jos:

  • vanzari de lichidare
  • vanzari de soldare
  • vanzari efectuate in structuri de vanzare denumite magazin de fabrica sau depozit de fabrica
  • vanzari ale produselor destinate satisfacerii unor nevoi ocazionale ale consumatorului, dupa ce evenimentul a trecut si este evident ca produsele respective nu mai pot fi vandute in conditii comerciale normale
  • vanzari ale produselor care intr-o perioada de 3 luni de la aprovizionare nu au fost vandute
  • vanzari accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida sau a caror conservare nu mai poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate*** 
  • vanzarea unui produs la un pret aliniat celui legal practicat de ceilalti comercianti din aceeasi zona comerciala, pentru acelasi produs, determinat de mediul concurential. Zona comerciala poate fi asimilata unei arii geografice in care functioneaza structuri de vanzare asemanatoare in conditii de concurenta relativ omogene.
  • vanzarea produselor cu caracteristici identice, ale caror preturi de reaprovizionare s-au diminuat, precum si in cazul produselor aflate in pachete de servicii. In categoria produselor aflate in pachete de servicii intra: painea sau apa minerala oferite gratuit consumatorilor, in cazul serviciilor de alimentatie publica, telefonul oferit gratuit consumatorilor, in cazul pachetelor de servicii telefonice sau alte asemenea cazuri.

Baza legala: art. 17 din OG 99/2000

*** In categoria vanzarilor accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida intra:

  • produsele agroalimentare si produsele horticole, inclusiv seminte, atunci cand acestea sunt amenintate de o alterare rapida datorita apropierii datei de depasire a termenului de valabilitate sau, dupa caz, a datei durabilitatii minimale, precum si produsele agroalimentare perisabile, cum ar fi, dar fara a se limita la: carne si preparate din carne, peste si fructe de mare, lapte si preparate din lapte, unt, oua, produse de cofetarie-patiserie si preparate culinare care necesita pastrarea in vitrine, alte spatii frigorifice sau sisteme de climatizare, a caror conservare nu mai poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate datorita defectarii din cauze obiective, independente de vointa comerciantului sau a personalului din structura de vanzare respectiva, a spatiilor frigorifice in care acestea sunt pastrate.
  • unele produse nealimentare, cum ar fi, dar fara sa se limiteze la lacuri si vopsele, atunci cand acestea sunt susceptibile de o deteriorare rapida datorita apropierii datei de depasire a termenului de valabilitate.


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Costurile variabile sunt acele costuri care evolueaza proportional cu volumul productiei.

Costurile fixe sunt acele costuri care raman neschimbate pe o anumita perioada de timp, indiferent de nivelul productiei.

O delimitare corecta a costurilor in costuri fixe sau variabile este utila in efectuarea de previziuni si implicit la luarea de decizii la nivel de management.

Exemplu: in productia de aparate radio, compania X achizitioneaza difuzoare, costul unui difuzor fiind de 10 euro pe bucata. Acesta este un cost variabil pentru X , fiindca este direct corelat cu volumul productiei. Daca productia este de 1.000 de bucati, atunci va achizitiona 1.000 difuzoare, iar daca volumul productiei se dubleaza si cheltuiala cu acestea se va dubla. Unul dintre costurile variabile cele mai reprezentative este salariul muncitorilor direct productivi. Acesta variaza in general direct proportional cu volumul productiei.

Presupunem ca X detine un spatiu inchiriat pentru hala de asamblare. Indiferent de nivelul productiei acest cost ramane constant. Cu cat volumul productiei creste, costul fix care revine pe unitatea de produs scade.

In timp ce costurile variabile au o flexibilitate ridicata in sensul ca se adapteaza foarte usor nivelului productiei (resursele se achizitioneaza pe masura necesitatilor), costurile fixe nu se adapteaza atat de usor pentru a reflecta nivelul necesarului de resurse.

Diferentierea intre fix si variabil se face pentru fiecare entitate in parte fiindca un tip de cost ce pentru o anumita entitate poate fi variabil, pentru alta poate avea caracter fix.

In plus, acelasi cost poate avea atat o componenta fixa cat si una variabila. Exemplul clasic este cel al achizitionarii unui abonament de telefonie, unde tariful pana la un anumit nivel este fix, dupa care creste proportional cu volumul convorbirilor.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Exista mai multe strategii de stabilire a pretului unui produs al unei companii. Alegerea facuta depinde foarte mult de contextul in care opereaza firma.

Iata cateva sfaturi utile mai jos:

  • Strategii pornind de la cost - aceasta este strategia care se aplica natural si implica stabilirea pretului produsului pornind de la costul de productie si adaugand o marja.
    Astfel, putem identifica o strategie de:
    • Break even – adica stabilirea unui pret la un nivel la care compania nu obtine nici profit, dar nu se afla nici in pierdere. Poate fi o strategie pentru o firma aflata la inceput care doreste sa cucereasca piata prin preturi competitive. Nu este insa o strategie pe termen lung. Fara profit, o companie nu isi justifica functionarea.
    • Cost marginal – preturile sunt stabilite la nivelul costului marginal necesar pentru a produce un articol, de regula pentru a profita de avantajul utilizarii unei capacitati de productie, in alt context neutilizata.
    • Cost plus o anumita marja - de regula la nivelul marjei folosite in industria in care compania opereaza.
  • Strategii bazate pe pret - in aceasta categorie intra abordari de marketing si amintim doar cateva:
    • ​Premium pricing – adica stabilirea unui pret mai ridicat decat pretul pietei pentru a crea impresia de produs “premium”
    • Value pricing – adica preturile sunt stabilite in functie de valoarea pe care produsul sau serviciul o are pentru client
    • Freemium pricing – adica oferirea unui serviciu de baza gratuit, urmat de taxarea serviciilor


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit OMFP 2861/2009, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea patrimoniului cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

  • la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege
  • ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere
  • ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune
  • cu prilejul reorganizarii gestiunilor; p ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora
  • in alte cazuri prevazute de lege

Aplicatia SmartBill permite utilizatorilor efectuarea operatiunii de inventariere a stocurilor din meniul Tranzactii pe stoc > Inventar.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





De multe ori se considera ca inventarierea trebuie facuta fix la finalul anului, cu data de referinta 31 decembrie. Insa nu este obligatoriu.

O entitate (de regula cu o activitate complexa) poate efectua inventarierea inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

Data de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin decizie scrisa a conducerii unitatii.

O entitate poate face oricate inventare doreste in cursul anului, insa o data pe an este obligatoriu. Poate face inventare partiale, ciclice sau pe anumite produse unde stocul este important sa fie foarte exact.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Potrivit reglementarilor contabile, contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

In conditiile utilizarii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric. Este prima solutie la care s-ar putea gandi oricine.

In conditiile utilizarii inventarului intermitent, nu se poate cunoaste stocul la un moment dat, decat la final de luna/perioada, cand se efectueaza inventarierea. Modul de lucru este urmatorul:

  • intrarile se evidentiaza normal
  • la sfarsitul fiecarei perioade se efectueaza un inventar pe baza caruia se determina iesirile, dupa regula Sold initial + Intrari - Iesiri = Sold final


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





La inventarierea stocurilor pot aparea foarte multe erori care au consecinte importante asupra situatiilor financiare.

Erorile la inventarierea stocurilor denatureaza atat profitul, cat si activele entitatii.

Cateva dintre astfel de erori pot fi:

  • numararea gresita a produselor din stoc, de altfel foarte des intalnita. Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mare decat cel care ar trebui, eroarea va genera o crestere a stocurilor (deci a activului entitatii) concomitenta cu recunoasterea unui venit (cresterea profitului). Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mic decat cel corect, situatia este inversa: ajustarea cu minus a pozitiei de stocuri in corespondenta cu recunoasterea unei cheltuieli.
  • la aceasta situatie se poate ajunge fie prin numararea gresita, fie prin centralizarea gresita a listelor de inventariere (erori de operare).
  • numararea produselor care apartin tertilor. Astfel, desi in depozit exista stocuri puse la dispozitia companiei de catre unii dintre furnizori, acestea nu trebuie numarate, ele nefiind in proprietatea companiei. De regula, pentru acestea furnizorul organizeaza un inventar separat, pentru a se asigura de integritatea lor. Aici apare si eroarea inversa, cand compania este cea care are stocuri la terti si omite sa le inventarieze. Acestea trebuie trecute pe liste de inventariere separate.
  • erori legate de nepregatirea corespunzatoare a inventarului: la data decisa pentru efectuarea inventarierii se opresc toate miscarile de stocuri, urmand ca procesele sa fie reluate dupa finalizare. Unele companii, pentru a nu opri procesul de productie, neglijeaza acest aspect, putandu-se astfel ajunge la situatia in care sa fie numarate produse care ajung in depozit pe parcursul derularii inventarului, dar care vor fi inregistrate doar ulterior in contabilitate.
  • utilizarea unor unitati de masura necorespunzatoare. De exemplu, in sistemul de gestiune un anumit stoc se tine la 1000 de bucati, in timp ce inventarierea faptica s-a efectuat pe bucata, de unde erori de reconciliere intre faptic si scriptic.
  • erori de introducere a datelor in sistem, pe care nici chiar cel mai performant sistem informatic nu le poate evita.

O solutie foarte buna pentru eliminarea acestor erori este numararea ciclica (cycle counting). Astfel, prin numararea periodica, prin rotatie, a cate unui tip de produs, se pot identifica si corecta din timp potentialele erori.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Pentru o inventariere cat mai rapida si corect intocmita este bine sa folosesti aplicatii special concepute pentru gestionarea stocurilor.

SmartBill este o aplicatie care permite lucrul cu coduri de produs si coduri de bare, ceea ce usureaza munca fizica a echipei de inventariere. Membrii comisiei pot sa se deplaseze in teritoriu cu un cititor de coduri de bare conectat la laptop sau telefon si astfel pot sa culeaga informatia rapid.

Rezultatele inventarierii pot fi introduse pe masura constatarii lor si in masura timpului disponibil al operatorului. Daca acesta intrerupe introducerea datelor pentru diverse motive, va putea relua ulterior introducerea de unde a ramas, fara a se teme ca va pierde datele introduse. Aceasta optiune faciliteaza si inventarierile ciclice, pentru anumite produse, in anumite locatii.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Codul de bare este o reprezentare de date codificata, destinata a fi citita pe cale optica.

Codurile de bare sunt folosite in multe domenii, mai ales in cele industriale.

Iata cateva avantaje rezultate in urma folosirii codurilor de bare:

  • eficienta in colectarea informatiilor: utilizand cititor si coduri de bare, se poate inregistra foarte rapid informatia, se proceseaza rapid datele si produsele sunt identificate cu exactitate
  • scade timpul alocat inventarului
  • se reduc erorile de operare, rezultatul direct fiind reducerea costurilor sau economia de timp in corectarea lor


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Optiunea de a folosi cod de produs este foarte utila daca:

  • identifici produsele prin denumire si cod; p cauti frecvent un produs dupa cod
  • vrei sa folosesti un cititor de coduri de bare
  • folosesti aceeasi denumire pentru produse diferite

Optiunea de a nu folosi cod de produs este foarte utila daca:

  • denumirea produselor este suficienta pentru identificare
  • nu vrei sa folosesti un cititor de coduri de bare

In SmartBill acest lucru se poate stabili din meniul Configurari > Preferinte generale.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Conform Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura:

  • activelor
  • datoriilor
  • capitalurilor proprii detinute

Aceasta inseamna detaliat, inventarierea:

  • tuturor bunurilor entitatii: de la cladiri, terenuri, mobilier, pana la stocuri de toate felurile
  • capitalului social, contului de profit, rezervelor
  • sumelor neincasate de la clienti (acestora li se trimit scrisori de confirmare a soldului)
  • sumelor neplatite catre furnizori (datorii comerciale)
  • sumelor de platit sau de recuperat catre bugetul de stat si asigurarile sociale
  • cheltuielilor platite in avans
  • conturilor la banci, numerarului din casierie
  • alte detineri fara substanta materiala


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor gasite fizic, prin numarare (sau alta metoda) si inscrise in listele de inventariere, cu cele furnizate din contabilitate.

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.

Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii.

Pe de alta parte, rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In urma inventarierii patrimoniului pot rezulta plusuri sau minusuri de inventar, fiecare cu consecintele lor.

In prima etapa se poate incerca compensarea lor. 

Conform Ordinului 2861/09.10.2009, compensarea intre plusurile si minusurile constatate la inventar poate avea loc daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

  • sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente
  • diferentele constatate in plus sau in minus sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la aceeasi gestiune

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorata vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.

Cu SmartBill acest lucru se poate realiza prin optiunea „Ajustare stoc”, mentionand ca este vorba de compensare la inventar in campul dedicat mentiunilor.

In a doua etapa se inregistreaza plusurile si minusurile in gestiune.

In SmartBill poti inregistra plusurile si minusurile de inventar accesand Tranzactii pe stoc > Inventar. Aici se adauga produsele inventariate (cate unul sau toate odata prin butonul „Adauga produsele”). Apoi, se completeaza cantitatea faptica: aceasta poate fi egala cu scripticul, mai mare (rezultand astfel plus de inventar) sau mai mica (minus de inventar). In urma salvarii se genereaza lista de inventar: Este suficient sa introduci cantitatile faptice si aplicatia va genera si valoarea in lei a diferentelor de inventar.

Lista poate fi predata contabilului care va putea efectua inregistrarile contabile direct pe baza ei, fara a fi necesare punctaje si verificari suplimentare.

In a treia etapa se analizeaza consecintele fiscale:

  • plusul de inventar nu implica ajustarea TVA
  • minusul de inventar implica ajustarea TVA, cu anumite exceptii

Baza legala a ajustarii: La punctul 78, alin. (6) din Normele metodologice de aplicare a art. 304 din Codul fiscal se precizeaza : “(6) In baza art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal, persoana impozabila realizeaza o ajustare pozitiva sau, dupa caz, trebuie sa efectueze o ajustare negativa a taxei deductibile in situatii precum: a) bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat cele prevazute la art. 304 alin. (2) din Codul fiscal.

In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Incepand cu 1 ianuarie 2016, prin intrarea in vigoare a O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, registrul stocurilor nu mai figureaza in randul acestora.

Vechea reglementare (O 3512/2008) prevedea existenta Registrului stocurilor ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate. Se intocmea de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de inregistrare. Desi nu mai exista in legislatie ca document, este totusi un raport util pentru efectuarea verificarilor, reprezentand practic o centralizare a fiselor de magazie.

In SmartBill, acest raport poarte denumirea Stoc la zi. Se exporta in Excel si se poate prelucra in functie de necesitati.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Aplicatia SmartBill nu permite utilizatorilor sa intocmeasca facturi si sa descarce din gestiune un numar mai mare de produse decat cele existente in stoc la momentul de referinta, atata timp cat este bifata optiunea. Utilizatorul primeste un mesaj de avertizare - prin bifare se poate proceda la continuarea facturii. Aceasta optiune este utila atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu nota de intrare-receptie, dar vrei sa vinzi rapid produsele. Notele de intrare-receptie se pot procesa ulterior, astfel, se pot fluidiza fluxurile de gestiune, iar activitatea poate continua fara intrerupere.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentele reglementate de lege pentru gestiunea stocurilor (Ordinul 2634/2015) sunt:

  • Nota de receptie si constatare de diferente
  • Bon de predare, transfer, restituire
  • Bon de consum
  • Bon de consum (colectiv)
  • Lista zilnica de alimente
  • Dispozitie de livrare
  • Aviz de insotire a marfii
  • Fisa de magazie
  • Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta
  • Lista de inventariere
  • Lista de inventariere (pentru gestiuni valorice)


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentele de iesire din stoc sunt:

  • bonul de consum: se utilizeaza atunci cand se dau in consum materialele din magazie (scaderea din gestiune) si pe baza lui se inregistreaza in contabilitate consumul de materiale
  • avizul de insotire a marfii
  • factura – reflecta o iesire din gestiune a bunurilor si trebuie sa indeplineasca cerintele de continut mentionate in Codul Fiscal.
  • bonul de transfer – este un document de predare a elementelor de stoc intre diverse gestiuni
  • inventarul (prin procesul verbal privind rezultatele inventarierii) asigura descarcarea de gestiune si reprezinta o operatiune obligatorie cel putin o data pe an, fiindca pune de acord inregistrarile din contabilitate cu situatia concreta, fizica si constituie baza pentru intocmirea situatiilor financiare
  • bonul fiscal – si acesta poate sa descarce gestiune, mai ales daca nu se intocmeste o factura pe baza lui


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Dimensionarea corecta a stocurilor este necesara datorita consecintelor acestora asupra:

  • desfasurarii ciclului de exploatare
  • nivelului de blocare a capitalului
  • costurilor

Nivelul optim al stocului este acela care tine seama de conditiile reale de aprovizionare, tehnologice, de productie si comercializare, de reducere a capitalurilor blocate si a costurilor si este orientat spre accelerarea vitezei de rotatie, spre cresterea eficientei economice. Controlul stocurilor reprezinta echilibrarea nevoii de a mentine un anumit nivel al stocurilor versus costurile asociate acelor stocuri.

Responsabilii cu gestiunea stocurilor lucreaza de regula sub presiunea departamentelor de vanzari pentru a mentine un nivel cat mai ridicat al acestora, pentru a se asigura ca se pot onora cat mai repede comenzile clientilor. In acelasi timp, departamentele financiare creeaza presiune in vederea minimizarii nivelului stocurilor, astfel incat sa nu existe foarte mult numerar imobilizat in astfel de active.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Un indicator foarte important al gestiunii este viteza de rotatie a stocurilor care arata eficienta cu care sunt utilizate stocurile entitatii. Aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat de-a lungul exercitiului financiar.

Cu cat viteza de rotatie este mai mare, cu atat volumul de stocuri necesar pentru obtinerea unei anumite productii este mai mic sau productia obtinuta intr-o anumita perioada de timp cu acelasi volum de stocuri este mai mare.

Se poate calcula in doua variante:

  • Ca numar de rotatii, caz in care se utilizeaza formula: N = CV/Sm, unde:
    • N= numar de rotatii
    • CV= costul vanzarilor
    • Sm= stoc mediu (calculat dupa formula: (Stoc initial+Stoc final)/2)
  • Ca durata in zile a unei rotatii: Durata = T/N, unde:
    • T=durata perioadei de referinta (de regula anul – 365 de zile, dar pot fi si alte perioade: 180 de zile, 30 de zile etc.)
    • N=numar de rotatii

Accelerarea vitezei de rotatie se exprima prin cresterea numarului de rotatii ale stocurilor in cursul unei perioade sau prin reducerea duratei unei rotatii. Reducerea duratei de stocare se poate face prin accelerarea procesului de productie. Accelerarea procesului de productie nu trebuie facuta cu derogari de la calitatea asteptata a produsului finit.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Nu este prevazut in legislatie un numar minim sau maxim de zecimale pentru lucrul cu stocurile.

Aplicatia de facturare Smart Bill permite utilizatorilor efectuarea automata a tuturor calculelor cu 2, 3 sau 4 zecimale. Dupa efectuarea acestei setari, la factura de exemplu, se activeaza un camp: Precizie, de unde se pot selecta 2, 3 sau 4 zecimale.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In cazul in care cu ocazia inventarierii se constata ca anumite marfuri sunt degradate, se va mentiona acest lucru in procesul verbal de inventariere. Apoi, dupa aprobarea scoaterii din gestiune se va intocmi Procesul-Verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale.

Daca este cazul, bunurile pot fi predate unor firme de colectare/distrugere/reciclare a deseurilor. Trimiterea lor se va face pe baza de aviz de insotire a marfii.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cele mai importante informatii despre stocuri sunt:

  • Cantitatea si valoarea stocului la un moment dat, pe fiecare gestiune
    Acest raport furnizeaza informatii importante cu privire la cantitatile disponibile spre tranzactionare, stocurile epuizate, stocurile sub un nivel minim etc.

Acest raport in SmartBill se numeste Stoc la zi:

  • este disponibil spre consultare oricand
  • este intotdeauna actualizat: in orice moment il accesezi poti sa fii sigur ca este actualizat cu ultimele documente introduse de colegii din alta locatie
  • poate fi filtrat dupa data, gestiune, produs, asa cum se vede mai jos: poti selecta daca sa ti se afiseze si valorile sau nu
  • Miscarile pe stocuri (Fisa de magazie)
    Pe baza acestui raport poti vedea care sunt stocurile cu cel mai mare rulaj, cele mai cautate, dar si stocurile care nu au miscare, greu vandabile, care pun probleme gestiunii. 


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Atat bonul, cat si chitanta sunt documente care atesta tranzactii de decontare cu numerar. Exista insa unele particularitati in utilizarea lor.

Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic fiscal cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si detaliaza informatiile referitoare la acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate, se mentioneaza in HG nr. 479/2003 privind aprobarea Normelor de aplicare a OUG nr. 28/1999.

Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie au obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (art. 1 alin. (1) al OUG 28/1999). Aceasta obligatie este valabila pentru activitati desfasurate cu caracter permanent. Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu amanuntul.

Bonul fiscal este obligatoriu pentru persoanele fizice.

Chitanta este un document justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar, precum si a depunerilor de sume la casieria entitatii. Pentru vanzari catre persoane juridice se pot utiliza fie chitanta, fie bonul, dupa caz.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentul justificativ care evidentiaza orice vanzare efectuata prin intermediul casei de marcat este bonul fiscal.

Comerciantii sunt obligati sa utilizeze case de marcat fiscale si, in consecinta, sa emita bonuri fiscale atunci cand vand produse sau presteaza servicii catre populatie. Nu fiecare bon insa se introduce in contabilitate. Documentul pe baza caruia se evidentiaza vanzarile in contabilitate este raportul Z.

Raportul Z este documentul de finalizare a zilei de lucru, extras din casa de marcat, care contine date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Documentele de gestionare a casieriei sunt:

  • Chitanta
  • Dispozitie de plata/incasare catre casierie
  • Registrul de casa
  • Borderou de achizitie
  • Decont pentru operatiuni in participatie (conform Ordinului 2634/2015)

Pe langa aceste documente standard, se mai utilizeaza si altele, astfel:

  • Bon fiscal
  • Raport Z
  • Ramburs
  • Foaie de depunere


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In baza OUG nr. 28/1999 cu modificarile si completarile ulterioare, operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

Exista insa si unele exceptii cum ar fi:

  • comertul ocazional cu produse agricole efectuat de producatorii agricoli individuali in piete, targuri, oboare sau alte locuri publice autorizate
  • serviciile de alimentatie publica efectuate in mijloace de transport public de calatori
  • vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializati
  • transportul public de calatori pe baza de bilete sau abonamente tiparite, precum si cu metroul
  • activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale, precum si activitatile economice desfasurate in mod independent de persoanele fizice autorizate potrivit legii, cu exceptia activitatilor de taximetrie auto pentru marfuri si persoane
  • vanzarea bunurilor de folosinta indelungata
  • serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului etc

Astfel, cu exceptiile de mai sus, in cazul in care o entitate vinde catre populatie, tranzactia se realizeaza pe baza de bon fiscal. La cererea persoanelor fizice entitatea este obligata sa emita si factura.

Chiar daca nu cunosti aceste restrictii, utilizand SmartBill esti avertizat cu privire la acest lucru prin urmatorul mesaj: SmartBill permite si lucrul cu casa de marcat, care se activeaza in etapa de configurare a aplicatiei.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cele mai importante limitari sunt:

  1. Incasarile de la persoane juridice, PFA, II, IF, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridica, pot sa aiba loc in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o astfel de persoana
  2. Incasarile efectuate de catre magazinele de tipul cash and carry, in limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoana asa cum sunt enumerate la punctul 1
  3. Plati catre aceleasi persoane (prevazute la punctul 1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/ persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi
  4. Plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei

SmartBill te avertizeaza daca intentionezi sa operezi o tranzactie cu o valoare mai mare de 5.000 lei. Dupa citirea mesajului poti sa continui sau sa anulezi operatiunea.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Regula generala este ca platile intre rezidenti pe teritoriul Romaniei sa fie facute numai in lei.

Exista si cateva exceptii:

  • persoanele juridice care efectueaza plati si incasari nemijlocite decurgand din contracte de comert exterior si prestari de servicii externe (export-import de bunuri si servicii), pe baza contractelor de comision incheiate intre comisionar si comitent sau intre comisionarul unui nerezident si beneficiarul rezident, precum si a contractelor de comert exterior respective
  • persoanele juridice care efectueaza nemijlocit plati si incasari pe baza contractelor de subantrepriza decurgand din contracte de colaborare (cooperare) economica internationala, contracte de export al unor obiective complexe si al unor produse cu ciclu lung de fabricatie
  • persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni care decurg din acte de comert derulate in porturi, in zonele din aeroporturi si punctele de trecere a frontierei de stat, asimilate zonelor libere), ori din acte de comert derulate pe parcurs extern in trenuri internationale, la bordul aeronavelor si navelor
  • persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni stipulate de prevederi legale exprese
  • persoanele fizice, pentru operatiuni efectuate intre acestea cu caracter ocazional
  • persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite ce decurg din organizarea si/sau prestarea de servicii externe, cum ar fi transportul international de marfuri si de persoane si turismul international
  • persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite decurgand din contracte externe de prelucrare in regim “lohn”, pe baza contractelor de colaborare, in masura in care colaboratorii rezidenti sunt nominalizati in autorizatia de perfectionare activa
  • persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni efectuate in strainatate
  • persoanele juridice si alte entitati, pentru plati efectuate catre furnizorii si subfurnizorii de bunuri si servicii pentru produsele si serviciile exportate

Asadar, daca operatiunile pe care le derulezi se incadreaza in categoria de mai sus, poti sa le decontezi in valuta.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Serviciile pe care le poti presta si produsele pe care le vinzi trebuie sa fie in conformitate cu codul/codurile CAEN al/ale societatii.

Cand stabilesti codul CAEN, trebuie sa ai in vedere ce activitati vei desfasura. In acest mod, vei include toate codurile CAEN care au legatura cu obiectul principal de activitate si cu activitatile pe care crezi ca le vei realiza in viitor.

CAEN reprezinta acronimul de la Clasificarea activitatilor din economia nationala si este o clasificare statistica nationala a activitatilor economice din Romania. Scopul acestui cod este pur statistic. Orice companie are un singur obiect principal de activitate caruia ii corespunde un singur cod CAEN, care este declarat la constituire in actul constitutiv. Acesta este codul prevazut in actul constitutiv si tiparit pe certificatul de inregistrare. Pe langa codul principal, o entitate trebuie sa treaca in actul constitutiv si potentialele coduri pentru activitati secundare.

Atentie! Va aducem astfel in atentie o lege poate mai putin cunoscuta: Legea nr. 12/1990 – protejarea populatiei impotriva unor activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite care a fost republicata in 2014. Aceasta lege prevede ca urmatoarele fapte reprezinta activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite si constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie considerate, potrivit legii penale, infractiuni:

  • efectuarea de activitati de productie, comert sau prestari de servicii, dupa caz, fara indeplinirea conditiilor stabilite prin lege. Nu se specifica insa concret care sunt aceste conditii. Consideram ca in contextul unei astfel de exprimari o potentiala contraventie ar putea-o constitui desfasurarea de activitati fara a fi regasite intr-un cod CAEN mentionat in actele societatii.

Contraventiile prevazute mai sus, savarsite de catre persoane juridice, se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 20.000 lei. Contravenientul poate achita, pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia, jumatate din minimul amenzii, agentul constatator facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal.

In plus, bunurile care au servit sau au fost destinate sa serveasca la savarsirea vreuneia dintre faptele prevazute mai sus, daca sunt ale contravenientului, precum si sumele de bani si bunurile dobandite prin savarsirea contraventiei, se confisca.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Durata medie de incasare a clientilor este un indicator economico-financiar care masoara eficienta vanzarilor din perspectiva incasarilor si a generarii de numerar pentru companie, pentru o anumita perioada de timp.

Durata medie de incasare a creantelor clienti trebuie sa fie cat mai redusa, pentru a nu afecta stabilitatea financiara a entitatii, respectiv cash-flow-ul acesteia (incasari - plati). Cu cat durata medie de incasare a clientilor este mai redusa, cu atat efectul este mai benefic asupra cash-flow-ului.

Cum se calculeaza?
Exista doua variante:

  • Numar de rotatii:
    • N= CA/sold mediu clienti
    • N= viteza de rotatie a creantelor clienti
    • CA= cifra de afaceri
  • Ca durata in zile a unei rotatii:
    • Dz = T/N= (Sold mediu clienti/CA) * T
    • Dz = durata in zile a unei rotatii
    • T = perioada de referinta, de ex. 365 zile

O valoare in crestere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului acordat clientilor si, in consecinta, creante mai greu de incasat (clienti rau platnici). Acest indicator este important sa fie corelat cu durata de plata a furnizorilor. Este important pentru un cash-flow sanatos ca durata de incasare a clientilor sa fie inferioara duratei de plata a furnizorilor. Altfel spus, trebuie sa incasezi mai repede decat platesti.

Cand nu se intampla acest lucru trebuie sa iei masuri: reducerea termenului de plata acordat clientilor, de exemplu, sau cresterea duratei de plata a furnizorilor.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In calitate de antreprenor este important sa te asiguri ca stocul existent faptic in gestiune este si cel inregistrat in contabilitate.

Cum poti sa faci asta, chiar daca nu esti un specialist in domeniul financiar?

Cel mai simplu mod este sa faci aceasta verificare la inventariere, prin compararea valorii stocurilor obtinute din inventariere cu suma comunicata de contabilitate. Practic, totalul listelor de inventariere trebuie sa coincida cu totalul din contabilitate. In afara inventarierii, poti face aceasta verificare prin compararea sumelor comunicate de contabilitate cu totalul fiselor de magazie. De multe ori se vor gasi diferente, in special in firmele cu rulaj foarte mare. Este important insa sa nu existe diferente semnificative.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





O etapa importanta in organizarea gestiunii este procesul de salvare si de securitate a datelor.

Indiferent de solutia de gestiune pe care o utilizezi, este important sa stii ca poti avea oricand acces la datele si la arhiva ta. Poti sa pastrezi arhiva pe un suport local sau poti sa o pastrezi in cloud. Este important sa arhivezi datele periodic si sa nu te abati de la aceasta rutina datorita riscurilor aferente functionarii oricarei aplicatii/echipament tehnic.

SmartBill asigura securitatea datelor pentru toti utilizatorii sai, prin faptul ca back-up-ul bazei de date se face zilnic, iar gazduirea este in cloud pe Amazon Web Services (AWS), cel mai important furnizor de infrastructura cloud din lume.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Bugetul este un instrument utilizat pentru a aproxima care vor fi rezultatele viitoare ale companiei tale. Acesta iti ofera informatii cu privire la veniturile pe care le vei realiza si valoarea cheltuielilor pe care le vei antrena, pentru ca antreprenori sunt interesati de predictibilitatea business-ului lor.

Pentru a asigura un echilibru intre venituri si cheltuieli, iata mai jos cateva sfaturi:

  • ar trebui sa autorizezi doar acele cheltuieli pentru care exista in contrapartida si incasari viitoare
  • daca pe parcusul anului incep sa apara deviatii intre asteptarile conform bugetului si situatia reala, poti lua masuri pentru ajustarea cheluielilor conform rezultatelor reale

Cum se creaza un model de buget?

  • Estimarea venitului este o abordare pragmatica ce pleaca de la rezultatele anului precedent, la care se aplica:
    • constrangerile anului curent, oricare ar fi ele (cash limitat, posibilitati de livrare limitate etc.)
    • estimarile angajatilor din vanzari, din care rezulta venitul estimat pe anul curent
  • Estimarea cheltuieilor, structurata astfel:
    • Estimarea salariilor in conformitate cu nivelul prognozat al vanzarilor se poate estima numarul de angajati necesari pentru a sustine acest volum crescut de vanzari. Apoi, in functie de importanta si experienta necesare fiecarei pozitii se poate estima costul total al fortei de munca si al taxelor aferente.
    • Cheltuielile administrative - se pleaca de la cheltuielile anului precedent la care se aplica eventuale modificari ale chiriei lunare sau alte modificari estimate. Trebuie tinut cont de faptul ca un numar mai mare de angajati determina o crestere a cheltuielilor cu utilitatile si eventual cu chiria, daca spatiul devine insuficient.
    • Cheltuielile de productie - aici trebuie analizate urmatoarele: daca va creste cheltuiala cu materiile prime: de exemplu, daca in ultimii ani a existat o crestere cu 0.5% a pretului materiilor prime, se poate estima ca aceasta situatie se va aplica si anul urmator; daca va creste cheltuiala cu transportul, un cost deloc neglijabil in structura costului de productie etc.

La sfarsitul acestor operatii rezulta o structura bruta a bugetului la care se poate incepe sa se lucreze in detaliu pe tipuri de cheltuieli si de venituri.

Daca ai o companie mare, atunci fiecare departament poate deveni responsabil pentru o anumita estimare: marketing-ul pentru cheltuielile de reclama si protocol, resursele umane pentru costul fortei de munca, administrativul pentru cheltuielile administrative.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





La intocmirea bugetelor, practica arata ca pot sa apara, in general, urmatoarele probleme:

  • Lipsa de acuratete a datelor: in situatia in care mediul in care opereaza entitatea se schimba, structura de venituri si de costuri a acesteia poate sa se modifice radical.
  • Timpul scurt disponibil: intocmirea bugetului se poate dovedi o activitate consumatoare de timp. Pentru eficientizare se poate construi o procedura de lucru si se poate implementa un soft adecvat.
  • Discutii si anxietate intre departamentele companiei: daca un department nu isi indeplineste indicatorii din buget poate sa considere vinovat de acest esec un alt department pentru ca nu a oferit suportul corespunzator.
  • Datorita faptului ca un buget presupune cifre, tinde sa concentreze atentia managementului doar asupra aspectelor financiare, neglijand celelalte aspecte necuantificabile in termeni monetari: calitatea serviciilor, modul in care sunt tratati clientii, care in final, sunt aspectele de baza care genereaza vanzari si profitabilitate.
  • Incercarea de a “pacali” sistemul: managerii mai experimentati pot incerca sa reduca in mod deliberat estimarile cu privire la vanzari si sa creasca estimarile privind cheltuielile pentru a obtine diferente favorabile fata de estimari.
  • Utilizarea bugetului alocat la maxim – o alta tendinta care apare la sfarsit de an atunci cand se constata ca bugetul alocat nu a fost consumat integral este sa se faca demersuri pentru a “cheltui” tot, existand teama ca daca bugetul alocat nu a fost consumat, in anul urmator, departamentul va beneficia de un buget mai scazut.


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Managementul prin bugete reprezinta o practica frecventa pentru firmele care doresc sa isi optimizeze performantele.

Prin intermediul bugetelor, orice firma isi poate proiecta evolutia financiara pentru un an sau pentru o alta perioada. La elaborarea bugetelor firmei se vor lua in considerare toti factorii care pot influenta, intr-un fel sau altul, performantele viitoare ale firmei.

In practica se elaboreaza in general trei bugete centralizatoare:

  1. bugetul de venituri si cheltuieli
  2. bugetul de investitii/dezinvestitii
  3. bugetul de numerar

Bugetul de venituri si cheltuieli reprezinta planificarea veniturilor si cheltuielilor unei firme pe o anumita perioada de timp. Acesta va fi fundamentat tinandu-se cont de vanzarile influentate de evolutia cererii de consum si a puterii de cumparare a clientilor tinta, corelate cu volumul deactivitate si cu nivelul de resurse necesar pentru sustinerea vanzarilor.

Bugetul de investitii/dezinvestitii contine informatii legate de tipul si destinatia investitiilor, a necesarului de finantare si a surselor de finantare, dar si informatii referitoare la dezinvestitii, respectiv vanzarea de active la pretul pietei.

Bugetul de numerar evidentiaza proiectia incasarilor si platilor generate de activitatea de exploatare, de investitii/dezinvestitii si de finantare; cu ajutorul bugetului de numerar se pot anticipa riscurile de lipsa a lichiditatilor si se poate interveni din timp pentru reglementarea acestei situatii.

 



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





Cash-flow-ul este important pentru orice firma. O entitate ar putea rezista o anumita perioada fara profit dar cu siguranta nu poate rezista fara numerar.

Iata cateva sfaturi:

  1. Stabileste un pret corect pentru produsele tale. Acesta trebuie sa tina cont de tipul de client caruia se adreseaza produsele, cantitatea disponibila spre vanzare, modul de distributie, concurenti etc.
  2. Redu costurile directe de productie si cheltuielile indirecte. In felul acesta, iti vei spori marja, calculata ca diferenta intre venitul din vanzari si costul produselor vandute. O marja crescuta are impact pozitiv asupra profitului dar si asupra numerarului. Ca sa reduci costurile de productie trebuie sa incerci sa negociezi preturile cu furnizorii de materii prime.
    Pentru urmarirea cheltuielilor indirecte de productie un instrument util este bugetul. Prin permanenta comparatie intre cheltuielile bugetate si cele realizate, se pot trage concluzii utile cu privire la evolutia cheltuielilor si se pot lua masuri de evitare a deviatiilor.
  3. Controlul incasarilor - un sistem bun de management al creditului acordat clientilor este de importanta colosala intr-o afacere.
    Cum poti sa te asiguri ca iti vei creste sansele de incasare a facturilor?
    • Verifica prealabil istoricul clientului si situatia lui financiara
    • Acorda discounturi pentru plata in avans
    • Verifica periodic situatia facturilor neincasate si pentru cele cu scadenta depasita contacteaza partenerii de afaceri in vederea platii.
  4. Controlul stocurilor. Regula de baza: Nu tine stocuri mai mari decat ai nevoie. Stocurile in depozit inseamna bani imobilizati. Stocurile peste limita iti vor ocupa spatiul de depozitare si vor antrena costuri suplimentare pentru pastrare.
  5. Controlul platilor catre furnizori. Ideal ar fi sa negociezi termene cat mai intinse pentru plata facturilor de la furnizori, sau cel putin durata de plata a furnizorilor sa depaseasca durata de incasare a facturilor pentru a nu avea probleme de cash flow. Cum ar fi daca ai incasa facturile la 30 de zile, insa tu ar trebui sa iti platesti furnizorii la 15 zile?


Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.





In cazul magazinelor online se urmeaza aceleasi reguli ca si in cazul magazinelor fizice.

Nu este obligatorie evidenta marfurilor din magazin la pret cu amanuntul, nici macar recomandata, mai ales daca ai un magazin in care preturile se modifica frecvent.

Pentru fiecare modificare de pret va trebui sa intocmesti procesul verbal de modificare de pret. Modul in care tii evidenta se stabileste prin politicile contabile ale entitatii.

Metoda pretului cu amanuntul este o alternativa la evidenta cantitativ-valorica si de regula se utilizeaza atunci cand entitatea nu dispune de resursele necesare unei altfel de evidente. Principalul dezavantaj este ca valoarea informationala este minima: nu poti sa stii de exemplu care este castigul pe fiecare produs in parte, informatie destul de importanta in structurarea portofoliului de produse.



Cu SmartBill gestiunea stocurilor e mai simpla si mai eficienta ca niciodata.